Tự công bố sản phẩm trà khô: hồ sơ, chỉ tiêu kiểm nghiệm và nơi nộp

Bài này dành cho đại lý làm nhãn riêng, thương hiệu trà mới và doanh nghiệp đặt OEM. Phần lớn hướng dẫn trên mạng do công ty dịch vụ viết, nói nhiều về giấy tờ nhưng ít nói về chuyện chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm cho trà hay nhãn phải khớp với hồ sơ. Chúng tôi viết từ góc nhà sản xuất đã làm hồ sơ cho chính mình. Đây là định hướng thực tế; trước khi nộp, anh chị nên hỏi cơ quan tiếp nhận tại địa phương.

Trà khô thuộc diện tự công bố hay đăng ký bản công bố

Nghị định 15/2018/NĐ-CP chia sản phẩm thành hai nhóm:

Nhóm	Sản phẩm	Thủ tục
Tự công bố (Điều 4, 5)	Thực phẩm đã qua chế biến bao gói sẵn, phụ gia, chất hỗ trợ chế biến, dụng cụ chứa đựng và vật liệu bao gói tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm	Doanh nghiệp tự công bố, đăng tải công khai, nộp một bản cho cơ quan quản lý
Đăng ký bản công bố (Điều 6, 7, 8)	Thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm cho chế độ ăn đặc biệt, sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ đến 36 tháng tuổi, một số phụ gia	Nộp hồ sơ, chờ cơ quan cấp giấy tiếp nhận

Trà xanh, trà ướp hoa, trà túi lọc đóng gói sẵn là thực phẩm thông thường, nên thuộc nhóm tự công bố. Nếu anh chị gắn công dụng sức khoẻ lên sản phẩm và muốn bán như thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, thủ tục sẽ khác hẳn.

Hồ sơ gồm gì, mẫu số mấy

Theo khoản 1 Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, hồ sơ tự công bố gồm hai thành phần:

1. Bản tự công bố sản phẩm theo Mẫu số 01 Phụ lục I ban hành kèm Nghị định. Bản này ghi thông tin tổ chức, cá nhân; tên, thành phần, chỉ tiêu an toàn, thời hạn sử dụng, quy cách bao gói, chất liệu bao bì; và mẫu nhãn hoặc nội dung dự kiến ghi nhãn.
2. Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp, do phòng kiểm nghiệm được chỉ định hoặc phòng được công nhận phù hợp ISO 17025 thực hiện.

Giấy tờ phải bằng tiếng Việt, còn hiệu lực. Giấy ATTP của nơi sản xuất không thuộc thành phần hồ sơ, nhưng bên mua và đoàn kiểm tra thường hỏi.

Chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm cho chè xanh, trà hoa

Phiếu kiểm nghiệm phải có các chỉ tiêu an toàn do Bộ Y tế ban hành theo nguyên tắc quản lý rủi ro, hoặc theo quy chuẩn, tiêu chuẩn anh chị công bố áp dụng. Với trà, các nhóm chỉ tiêu thường được hỏi:

Nhóm chỉ tiêu	Căn cứ thường dùng	Ghi chú cho trà
Kim loại nặng (chì, cadimi, asen, thuỷ ngân)	QCVN 8-2:2011/BYT	Chè là cây lâu năm, chỉ tiêu này hay được kiểm
Dư lượng thuốc bảo vệ thực vật	Thông tư 50/2016/TT-BYT	Chọn hoạt chất theo nguy cơ của vùng trồng
Chỉ tiêu cảm quan, độ ẩm	Tiêu chuẩn doanh nghiệp công bố áp dụng	Độ ẩm ảnh hưởng trực tiếp hạn sử dụng
Phụ gia, hương liệu (nếu có)	Quy định về phụ gia thực phẩm	Trà có hương liệu phải khai đủ

Ví dụ thật: phiếu 78102025/KQKN của hợp tác xã Tâm Trà Việt do Trung tâm Nghiên cứu và Phát triển Chè (NOMAFSI), phòng VILAS 1098, thực hiện trên mẫu Trà Đinh ngày 24/10/2025. Kết quả 10/10 chỉ tiêu dư lượng thuốc bảo vệ thực vật không phát hiện; chì 0,095, cadimi 0,16, asen 0,13 mg/kg, thuỷ ngân không phát hiện. Lưu ý: một phiếu chỉ đại diện cho mẫu được gửi. Anh chị không dùng phiếu của sản phẩm này để công bố cho sản phẩm khác.

Trà ướp hoa có thêm nguyên liệu hoa, nên hỏi phòng kiểm nghiệm có cần bổ sung chỉ tiêu nào không. Cách đọc từng ô trên phiếu có trong bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA.

Nộp ở đâu và đăng công khai thế nào

Theo khoản 2 Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP, trình tự gồm:

1. Đăng tải bản tự công bố trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử của mình, hoặc niêm yết công khai tại trụ sở.
2. Nộp một bản qua bưu điện hoặc trực tiếp đến cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền do UBND cấp tỉnh chỉ định. Nơi có hệ thống dịch vụ công trực tuyến thì đăng tải lên hệ thống.
3. Được sản xuất, kinh doanh ngay sau khi tự công bố. Cơ quan tiếp nhận đăng tên tổ chức và tên sản phẩm lên trang thông tin của mình.

Nếu có từ hai cơ sở sản xuất trở lên cùng làm một sản phẩm, tổ chức chỉ nộp tại một cơ quan ở địa phương có cơ sở sản xuất do mình chọn. Sau sắp xếp chính quyền địa phương năm 2025, đầu mối tiếp nhận ở một số tỉnh có thay đổi. Anh chị nên gọi bộ phận một cửa hoặc cơ quan quản lý an toàn thực phẩm của tỉnh để xác nhận trước khi gửi.

Khi sản phẩm thay đổi tên, xuất xứ hoặc thành phần, phải tự công bố lại. Các thay đổi khác thì thông báo bằng văn bản cho cơ quan tiếp nhận (khoản 3 Điều 5).

Làm nhãn riêng thì ai đứng tên công bố

Khi anh chị bán trà dưới thương hiệu của mình, anh chị là tổ chức chịu trách nhiệm về sản phẩm trên nhãn theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP. Trên thực tế, bên này cũng đứng tên bản tự công bố. Nhà sản xuất cung cấp thông tin để điền hồ sơ và ghi nhãn:

• Tên, địa chỉ cơ sở sản xuất để ghi trên nhãn.
• Thành phần, quy cách bao gói, chất liệu bao bì.
• Hạn sử dụng có căn cứ. Trà khô của hợp tác xã có hạn dùng 12 tháng.
• Hỗ trợ lấy mẫu đúng lô để gửi kiểm nghiệm.
• Bản sao giấy cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm: của hợp tác xã là 14/2025/UBND-NNMT-TNg, hiệu lực đến 19/06/2028.

Bản tự công bố phải khớp với nhãn thật: cùng tên sản phẩm, cùng thành phần, cùng khối lượng. Ghi chứng nhận trên nhãn cũng phải đúng phạm vi, ví dụ ISO 22000:2018 chỉ áp dụng xưởng La Bằng. Vì sao VietGAP, ISO và 6 Không không thay thế nhau, xem bài 4 tầng chất lượng trà. Quy trình OEM từ mẫu đến lô giao có trong bài nguồn chè số lượng lớn, nhận OEM.

Sai sót hay gặp khiến hồ sơ bị trả hoặc bị nhắc

Sai sót	Hậu quả	Cách tránh
Phiếu kiểm nghiệm quá 12 tháng	Hồ sơ không hợp lệ	Gửi mẫu kiểm nghiệm sát ngày nộp
Phòng kiểm nghiệm không được chỉ định hoặc chỉ tiêu ngoài phạm vi ISO 17025	Phiếu không được chấp nhận	Hỏi phạm vi công nhận trước khi gửi mẫu
Tên sản phẩm trên phiếu khác trên nhãn	Bị yêu cầu giải trình, làm lại	Chốt tên trước khi gửi mẫu
Thiếu thành phần hoa hoặc hương liệu	Sai bản chất sản phẩm	Khai đủ mọi nguyên liệu
Nhãn dự kiến ghi công dụng như thuốc	Vi phạm quy định ghi nhãn, quảng cáo	Chỉ mô tả hương vị, cách pha, nguồn gốc
Ghi chứng nhận của nhà sản xuất ngoài phạm vi	Thông tin sai trên nhãn	Gửi nhà sản xuất duyệt dòng chứng nhận
Chưa đăng tải công khai	Thiếu một bước của thủ tục	Lưu bằng chứng đăng tải

Ảnh chụp các giấy tờ đang hiệu lực của hợp tác xã có tại trang năng lực và chứng nhận. Nếu anh chị làm việc với đối tác nước ngoài, danh mục giấy tờ tiếng Anh ở TRAVINA certificates and licences.