Quà Tết cho nhân viên: chọn mức giá và tổ chức khâu phát

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, nhà sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, tỉnh Thái Nguyên. Bài này viết cho anh chị ở phòng hành chính hoặc công đoàn lo phần quà cho người trong công ty. Giá trong bài là giá niêm yết, đã gồm thuế giá trị gia tăng.

Quà cho nhân viên khác quà cho đối tác

• Người nhận mang quà về nhà. Vì thế thứ dùng được cho cả gia đình ăn điểm hơn thứ đẹp mà ít dùng.
• Số lượng lớn và đồng loạt. Một khác biệt nhỏ nhân với vài trăm người thành một khoản lớn.
• Ai cũng biết giá. Nhân viên tra được giá niêm yết trong vài phút, nên đừng chọn thứ nghe sang mà giá thật thấp.
• Công bằng quan trọng hơn bất ngờ. Quà nội bộ không cần gây ngạc nhiên, cần không gây thắc mắc.

Mức giá thường dùng và số lượng

Ở mức 90.000–200.000đ mỗi suất, có hai hướng. Hướng thứ nhất là hộp trà, được về hình thức. Hướng thứ hai là quy cách lớn, được về lượng dùng.

Với hướng thứ hai, lưu ý túi 500 g chỉ dùng cho Tấm Đinh Túi Lọc, Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản. Các mã khác đóng 100 g và 200 g.

Bảng phương án theo mức giá mỗi suất

Mức mỗi suất	Phương án	Giá niêm yết	Điểm mạnh
Dưới 50.000đ	Hộp Vạn Phúc Trà 120 g	38.000đ	Quà kèm cho số lượng rất lớn
90.000–110.000đ	Hộp Trà Đặc Sản 200 g	92.000đ	Có hình thức, giá dễ duyệt
90.000–110.000đ	Trà Bắc Truyền Thống túi 500 g	125.000đ	Lượng nhiều, cả nhà dùng được
90.000–110.000đ	Tấm Đinh túi lọc 500 g, 50 gói	110.000đ	Tiện, hợp người bận
100.000–120.000đ	Hộp Trà Móc Câu 200 g	110.000đ	Hạng cao hơn, hộp đẹp hơn
170.000–200.000đ	Hộp Trà Sạch 6 Không 200 g	199.000đ	Mức trên, dùng cho nhóm quản lý

Dòng Trà Bắc Truyền Thống túi 500 g tính từ giá niêm yết 250.000đ/kg. Đơn từ 20 triệu đồng được hỗ trợ toàn bộ phí vận chuyển.

In logo và đóng gói theo phòng ban

1. In logo miễn phí từ 200 suất. Gửi file vector, nền trong, kèm mã màu.
2. Duyệt bản in thử trước khi chạy hàng loạt. Chúng tôi gửi ảnh và bản in thử.
3. Cọc 20% với đơn in logo và đơn đặt trước hàng Tết; phần còn lại trả khi nhận hàng.
4. Gửi danh sách số suất theo từng phòng ban nếu muốn chúng tôi đóng sẵn theo nhóm.
5. Đặt dư 2–3%. Luôn có người mới vào, người được bổ sung, hoặc suất hỏng trên đường.

Vận chuyển, phát quà và nghiệm thu

• Nhận hàng trước ngày phát ít nhất một tuần. Đây là nguyên tắc quan trọng nhất của khâu này.
• Kiểm mẫu ngẫu nhiên rồi đếm theo mã trước khi ký nhận, và chụp ảnh lô hàng.
• Phát theo danh sách có ký nhận. Với vài trăm người, sổ ký nhận tiết kiệm rất nhiều tranh cãi.
• Chuẩn bị chỗ để quà khô ráo, không để cạnh khu bếp hay khu có mùi.
• Có phương án cho người vắng mặt. Giữ lại một góc kho và một danh sách riêng.

Hàng có sẵn giao trực tiếp trong 3–5 ngày, không công nợ, trả khi nhận hàng. Chúng tôi mở đơn hàng Tết từ tháng 10 và chốt đơn chậm nhất 3 tuần trước Tết. Danh mục ở hộp trà quà tặng; hướng dẫn chung ở trang quà tặng trà doanh nghiệp; đặc điểm dòng phổ thông ở bài Trà Bắc Truyền Thống cho quán và nhà hàng và bài trà tấm, Tấm Đinh, túi lọc.

Mức giá mỗi suất nên quyết trước khi chọn mẫu, và cách quyết nằm ở bài chia ngân sách quà Tết.

Khảo sát nhân viên trước khi chốt mã

Một việc nhỏ mà ít nơi làm: hỏi chính người nhận. Không cần khảo sát dài, chỉ cần ba câu gửi qua biểu mẫu nội bộ trong hai ngày.

• Nhà mình có ai uống trà thường xuyên không? Câu này cho biết nên chọn quy cách lớn hay hộp nhỏ.
• Năm ngoái anh chị dùng hết phần quà chứ? Nếu nhiều người trả lời không, mức chi đang đặt sai chỗ.
• Thích nhận quà dùng được hay quà để bày? Đa số chọn vế đầu, và đó là căn cứ để trình lãnh đạo khi chọn túi 500 g thay vì hộp trang trí.

Kết quả khảo sát cũng là phần đưa vào tờ trình. Người duyệt dễ đồng ý với một phương án có số liệu nội bộ hơn là một phương án chỉ dựa trên cảm nhận của phòng hành chính.

Với công ty có nhiều nhóm lao động khác nhau, kết quả thường chia đôi rõ rệt. Khi đó cách dung hoà là cho chọn giữa hai mã cùng mức giá, một mã hộp và một mã quy cách lớn, rồi chốt số lượng từng mã theo đăng ký.