Đặt dụng cụ trà từ làng nghề: các mốc phải chốt, rủi ro thường gặp và cách phòng

Chúng tôi là hợp tác xã sản xuất trà, không làm gốm. Sáu bộ ấm chén trong danh mục là hàng Bát Tràng chúng tôi chọn mẫu và phân phối. Bài này viết từ kinh nghiệm đặt và nhận hàng thủ công, dành cho cửa hàng đang cân nhắc đặt dụng cụ riêng thay vì lấy mẫu có sẵn.

Hàng thủ công không giống hàng công nghiệp

Khi đặt một lô gốm, anh chị không đặt một sản phẩm cố định mà đặt kết quả của một quá trình có sai số. Men lệch sắc giữa hai mẻ nung là chuyện bình thường. Chiều cao chênh vài milimét cũng vậy.

Điều này thành vấn đề khi cửa hàng bán theo bộ và khách so hai bộ cạnh nhau. Cách phòng đơn giản: chỉ bày một bộ mỗi mẫu, các bộ còn lại giữ nguyên hộp, và nói trước với khách rằng hàng nung tay có chênh lệch nhẹ.

Điều thứ hai: đừng chụp ảnh quảng cáo một bộ rồi giao bộ khác. Khách nhận hàng lệch màu so với ảnh sẽ coi là hàng không đúng mô tả, dù về kỹ thuật không phải lỗi.

Quy trình đặt và các mốc cần chốt

1. Duyệt mẫu thật. Cầm và rót thử, không duyệt qua ảnh.
2. Chốt số lượng và giá bằng văn bản, kèm mã mẫu đã duyệt.
3. Chốt mốc giao và điều gì xảy ra nếu chậm: lùi lịch, giảm giá, hay huỷ đơn.
4. Chốt chuẩn đóng gói: mỗi bộ một hộp giấy, chèn kín, không xếp chung thùng trống.
5. Chốt cách báo lỗi: thời hạn, bằng chứng, hình thức bù.
6. Chốt thanh toán: trả trước bao nhiêu, trả nốt khi nào.

Nếu anh chị đang đặt cả bao bì trà in riêng trong cùng đợt, điều kiện và cách tính của phần đó nằm ở trang quà tặng trà doanh nghiệp; chính sách giá chung của hệ thống ở trang chính sách đổi giá.

Sáu mốc này viết ra được trong một trang giấy. Không có nó thì mỗi lần hàng lệch là một lần thương lượng lại từ đầu.

Bảng rủi ro thường gặp và cách phòng

Rủi ro	Xảy ra khi nào	Cách phòng trước	Xử lý khi đã xảy ra
Giao chậm so với lịch	Mẻ nung hỏng, trùng mùa cao điểm	Đặt sớm trước mùa quà tặng, chốt mốc bằng văn bản	Chuyển sang mẫu có sẵn trong danh mục để kịp bán
Hàng lệch màu so với mẫu duyệt	Khác mẻ nung	Giữ mẫu duyệt tại cửa hàng để đối chiếu	Chỉ nhận nếu vẫn bán được; bày riêng, không xếp cạnh mẫu cũ
Vỡ trong vận chuyển	Đóng gói không chèn, xếp thùng nặng lên trên	Chốt chuẩn đóng gói, yêu cầu mỗi bộ một hộp	Video mở thùng, báo ngay trong ngày
Lỗi kỹ thuật: nứt, mẻ, vòi nhỏ giọt	Từ khâu sản xuất	Quy định kiểm bằng rót thử nước	Đổi bộ hoặc trừ vào đơn sau
Vốn kẹt vì hàng không bán được	Đặt số lượng lớn ngay lô đầu	Đặt ít, tăng dần theo vòng quay đo được	Chuyển thành hàng ghép quà, hạ tỷ trọng ở lô sau
Trả tiền trước rồi không nhận được hàng	Đặt riêng, trả trước phần lớn giá trị	Hạn chế trả trước; ưu tiên nguồn không yêu cầu cọc tiền hàng	Khó thu hồi, nên đây là rủi ro phải phòng từ đầu

Kiểm hàng và mức lỗi chấp nhận được

Khi lô về, kiểm theo đúng thứ tự: đếm và đối chiếu phiếu, soi nứt chân tóc dưới ánh sáng nghiêng, miết miệng ấm và chén, rót thử nước, đậy nắp xoay nửa vòng. Quay video liên tục, không cắt đoạn.

Rủi ro của đơn đặt làng nghề nằm phần lớn ở khâu vốn đọng. Bài về vốn và lãi khi nhập ấm chén đưa ra mức đặt an toàn cho lô đầu.

Về mức lỗi, không có con số chung cho mọi nguồn hàng. Điều anh chị cần là một tỷ lệ đã thoả thuận trước với nhà cung cấp, cùng cách bù. Chúng tôi không nêu số vì không có dữ liệu thống kê kiểm chứng được cho hàng gốm thủ công.

Điều nên phân biệt: lỗi kỹ thuật (nứt, mẻ, vòi rỉ, nắp kênh) thì đổi; chênh lệch tự nhiên (men, kích thước) thì không.

Thanh toán và lối thoát khi đơn không như ý

Với đơn đặt riêng ở bất kỳ nguồn nào, phần trả trước là phần rủi ro của bên mua. Nguyên tắc chúng tôi khuyên: trả trước càng ít càng tốt, và chỉ trả trước khi đã duyệt mẫu thật.

Với hàng từ hợp tác xã, cách làm như sau. Sáu bộ ấm chén là hàng có sẵn nên không cọc tiền hàng, không công nợ: anh chị chuyển trước phí vận chuyển, trả tiền khi nhận, giao 3–5 ngày. Cọc 20% chỉ áp dụng cho đơn đặt riêng theo yêu cầu, ví dụ in logo lên bao bì trà hoặc hộp thiết kế riêng, và cho đơn đặt trước hàng Tết mở từ tháng 10.

Với đơn nhập đầu tiên, trong 6 tháng kể từ ngày nhận, hàng nguyên seal, còn hạn, kèm phiếu xuất kho gốc được mua lại 70% giá buôn, cấn trừ vào đơn kế tiếp. Đây là lối thoát mà phần lớn đơn đặt riêng ở ngoài không có, và là lý do nhiều cửa hàng chọn mẫu có sẵn cho lô đầu rồi mới tính chuyện đặt riêng.