Quà Tết cho đại lý, nhà phân phối chia 3 tầng thế nào, đặt từ tháng 10

Thiệp tri ân viết riêng cho từng đại lý

Một hộp trà đẹp có thể mua ở nhiều nơi, nhưng một tấm thiệp ghi đúng tên đại lý và nhắc tới điều cụ thể họ đã làm trong năm thì chỉ người trong hệ thống mới viết được. Đó là phần làm cho quà tết cho đại lý khác quà mua sẵn.

Thiệp không cần dài. Ba câu là đủ: cảm ơn vì điều gì cụ thể (mở thêm điểm bán, vượt mốc doanh số, giữ giá tốt), chúc gì cho năm mới, và ký tên người phụ trách vùng. Nếu số lượng đại lý lớn, có thể in phần lời chúc chung và để trống một dòng cho người phụ trách viết tay.

Chọn hộp cho từng tầng quà tết cho đại lý

Sau khi chia tầng theo mức đóng góp, việc tiếp theo là chọn hộp cụ thể cho mỗi tầng. Nguyên tắc là các tầng phải khác nhau rõ ràng nhưng không chênh nhau quá mức gây so bì giữa các đại lý cùng khu vực.

• Tầng cơ bản: Hộp Trà Móc Câu hoặc Hộp Trà Vạn Phúc, gọn, dễ dùng hoặc biếu lại.
• Tầng giữa: Hộp Trà Cánh Hạc, set Tâm Trà Nguyên Hương, có thể thêm trà hoa.
• Tầng cao: Hộp Trà Nõn Thượng Hạng, set Tâm Trà Vạn Phúc hoặc set kèm ấm chén Bát Tràng.

Nếu đại lý cũng đang bán trà, nên chọn dòng họ chưa có trên kệ. Nhận được món mới, họ vừa có quà vừa có dịp tự nếm, biết đâu mở thêm mặt hàng cho năm sau.

Kiểm danh sách người nhận trước khi đặt

Sai sót hay gặp với quà tết cho đại lý là danh sách: đại lý đã đổi địa chỉ, người liên hệ đã nghỉ, điểm bán đã đóng mà vẫn có tên. Trước khi gửi đơn đặt hàng, bộ phận kinh doanh nên gọi xác nhận lại từng đại lý, đặc biệt là các điểm ở xa ít liên lạc.

Mỗi dòng trong danh sách cần có: tên đại lý, người nhận, số điện thoại, địa chỉ giao, tầng quà, ngày giao mong muốn. Đánh dấu riêng các đại lý mới vào hệ thống trong năm để quà kèm thêm lời chào mừng.

Gắn quà Tết với kế hoạch bán năm mới

Quà tết cho đại lý còn là cơ hội giới thiệu hàng mới hoặc chính sách năm sau. Bỏ kèm vào hộp một tờ tóm tắt chương trình của năm mới, vài gói ấm 10g của dòng sắp đẩy mạnh, và lời mời gặp đầu năm.

Cách làm này giúp buổi trao đổi sau Tết bắt đầu tự nhiên, vì quà tết cho đại lý đã làm thay phần mở lời: đại lý đã thử trà, đã đọc chính sách, chỉ cần bàn chi tiết. Nhớ ghi rõ thông tin liên hệ của người phụ trách vùng trên tờ tóm tắt.

Với nhà phân phối có hệ thống lớn, có thể chọn quà tết cho đại lý theo hướng dùng được tại điểm bán, ví dụ bộ ấm chén để đại lý pha mời khách thử trà ngay tại quầy.

Giao quà tết cho đại lý ở nhiều tỉnh

Hệ thống phân phối thường trải trên nhiều tỉnh, nên khâu giao quà tết cho đại lý cần tính kỹ hơn quà nội bộ. Đơn hàng có thể giao tập trung về kho của nhà phân phối ở từng vùng để người phụ trách mang tận tay, hoặc giao thẳng tới từng điểm bán.

Mang tận tay tốn công hơn nhưng có giá trị riêng: người phụ trách gặp trực tiếp chủ đại lý, chúc Tết, nghe tình hình kinh doanh. Giao thẳng thì nhanh hơn, hợp với các điểm ở xa hoặc đại lý nhỏ. Nhiều nhà phân phối kết hợp cả hai: tầng cao mang tận tay, tầng cơ bản giao thẳng kèm cuộc gọi chúc Tết.

• Ghi chú hàng dễ móp, dặn bên vận chuyển xếp hộp đứng.
• Tránh giao vào những ngày cận Tết khi nhiều cửa hàng đã nghỉ.
• Gửi tin nhắn báo trước cho đại lý ngày quà tới.

Những điều nên tránh khi chọn quà tết cho đại lý

Có vài lỗi khiến quà tết cho đại lý phản tác dụng dù chi không ít. Lỗi đầu tiên là tặng đúng mặt hàng đại lý đang bán với giá thấp hơn của họ: đại lý cảm thấy như bị cạnh tranh trong chính hộp quà. Lỗi thứ hai là để lộ chênh lệch tầng quà giữa các đại lý gần nhau, gây so bì không cần thiết.

Lỗi thứ ba là quà quá cồng kềnh, khó cất, khó biếu lại. Một hộp trà gọn, nhãn rõ ràng thường được đánh giá cao hơn một giỏ quà lớn nhiều món. Cuối cùng, tránh giao quà tết cho đại lý quá sát Tết, khi chủ cửa hàng đang bận bán hàng cao điểm và không còn tâm trí nhận quà.

Ngân sách, cọc và chứng từ

Đơn quà Tết đặt trước tính là đơn đặt trước Tết, cọc 20–30%. Đơn in logo hoặc thông điệp riêng cũng cọc ở mức này, và hàng in riêng không đổi trả nếu không lỗi sản xuất, nên mẫu in cần được ký duyệt kỹ.

Mọi đơn đều có hóa đơn VAT. Hợp tác xã không bán công nợ, vì vậy nhà phân phối nên chia lịch thanh toán: cọc khi chốt mẫu, phần còn lại trước khi giao. Đặt sớm giúp chủ động ngân sách, tránh dồn chi vào tháng cuối năm.

Sau Tết: hỏi lại đại lý

Một tuần sau Tết, người phụ trách vùng nên gọi hỏi đại lý đã nhận quà chưa, có hư hỏng gì không, có thích dòng trà trong hộp không. Câu hỏi đơn giản nhưng cho thấy quà tết cho đại lý không phải việc làm cho có.

Các phản hồi này giúp chọn quà năm sau sát hơn. Anh chị có thể xem các dòng trà và hộp hiện có tại trang sản phẩm. Trà của hợp tác xã trồng và chế biến tại vùng Đại Từ, La Bằng, tỉnh Thái Nguyên. Liên hệ đặt quà: 0368.151.678 (gọi hoặc Zalo).

Câu hỏi thường gặp

Quà Tết cho đại lý nên bao nhiêu tiền một suất?

Tuỳ nhóm đại lý. Cách hay dùng là ba mức: khoảng 100.000đ, khoảng 160.000–305.000đ và khoảng 400.000–800.000đ cho tổng đại lý, nhà phân phối.

Mỗi tầng ít suất có được in logo không?

Mốc in logo miễn phí là 200 suất tính trên cả đơn. Dùng chung một mẫu in cho ba tầng thì dễ đủ mốc.

Đặt quà Tết đại lý có phải cọc không?

Có, cọc 50% để hợp tác xã chốt sản lượng sản xuất, phần còn lại thanh toán khi nhận hàng; đơn in logo cũng cọc 50%.

Có hoá đơn VAT không?

Có. Giá niêm yết đã gồm VAT, hợp tác xã xuất hoá đơn theo thông tin doanh nghiệp.