Hồ sơ đưa trà vào siêu thị, chuỗi cửa hàng: nhà cung cấp cần chuẩn bị gì

Bài này dành cho nhà phân phối và doanh nghiệp muốn đưa trà lên kệ siêu thị, chuỗi tiện lợi, chuỗi đặc sản. Mỗi chuỗi có bộ mẫu riêng, nhưng phần lõi giống nhau. Chúng tôi sắp xếp theo thứ tự bộ phận thu mua thường hỏi, kèm ví dụ giấy tờ của hợp tác xã Tâm Trà Việt để anh chị hình dung. Phần pháp lý là định hướng thực tế; khi có vướng mắc, anh chị hỏi cơ quan quản lý tại địa phương.

Chuỗi bán lẻ thường yêu cầu bộ hồ sơ nào

Nhóm	Giấy tờ	Ai cung cấp	Căn cứ hoặc ghi chú
Doanh nghiệp	Giấy đăng ký kinh doanh có ngành phù hợp, mã số thuế	Bên đứng tên hợp đồng với chuỗi	Mẫu thông tin nhà cung cấp của chuỗi
Sản phẩm	Bản tự công bố sản phẩm	Bên đứng tên sản phẩm	Điều 4–5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP
Sản phẩm	Phiếu kết quả kiểm nghiệm	Bên đứng tên sản phẩm, phòng thử nghiệm	Trong 12 tháng khi tự công bố; chuỗi có thể yêu cầu định kỳ
Cơ sở sản xuất	Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện ATTP hoặc chứng nhận tương đương	Nhà sản xuất	Nghị định 15/2018/NĐ-CP
Nhận diện	Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch; danh sách mã sản phẩm	Chủ sở hữu mã	Điều 29 Nghị định 37/2026/NĐ-CP
Nhãn	Ảnh nhãn các mặt, file thiết kế	Bên đứng tên sản phẩm	Nghị định 37/2026/NĐ-CP
Nhãn hiệu	Văn bằng bảo hộ hoặc đơn đăng ký	Chủ nhãn hiệu	Để chuỗi tránh rủi ro tranh chấp tên
Điểm cộng	VietGAP, ISO 22000, HACCP, truy xuất	Nhà sản xuất	Tự nguyện

Nếu anh chị là nhà phân phối cho một thương hiệu, chuỗi thường yêu cầu thêm giấy uỷ quyền phân phối từ chủ thương hiệu hoặc hợp đồng mua bán thể hiện nguồn hàng.

Tự công bố, phiếu kiểm nghiệm, giấy ATTP

Tự công bố. Trà khô bao gói sẵn thuộc diện tự công bố. Hồ sơ gồm bản tự công bố theo mẫu và phiếu kiểm nghiệm trong 12 tháng. Nghị định 15/2018/NĐ-CP vẫn áp dụng, vì Nghị định 46/2026/NĐ-CP đã bị tạm ngưng hiệu lực bởi Nghị quyết 15/2026/NQ-CP ngày 06/04/2026. Bên đứng tên sản phẩm trên kệ là bên công bố.

Phiếu kiểm nghiệm. Chuỗi thường xem tên mẫu, ngày, số VILAS của phòng thử nghiệm, các chỉ tiêu kim loại nặng và dư lượng thuốc bảo vệ thực vật. Ví dụ phiếu 78102025/KQKN của hợp tác xã: phòng VILAS 1098, mẫu Trà Đinh ngày 24/10/2025, 10/10 chỉ tiêu dư lượng không phát hiện. Phiếu đại diện cho một mẫu cụ thể, nên chuỗi có thể yêu cầu phiếu theo từng sản phẩm.

Giấy ATTP của cơ sở sản xuất. Của hợp tác xã là 14/2025/UBND-NNMT-TNg, hiệu lực đến 19/06/2028. Theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP (Điều 69), người bán hàng phải lưu hồ sơ liên quan đến chất lượng hàng hoá tối thiểu 3 năm từ khi đưa hàng ra lưu thông, hoặc bằng hạn sử dụng nếu dài hơn. Nhà phân phối nên lưu đủ bộ này.

Mã vạch GS1 và nhãn hàng hoá

Mã vạch. Chuỗi bán lẻ quét mã tại quầy, nên hầu hết yêu cầu mã vạch hợp lệ cho từng quy cách. Từ năm 2026, việc đăng ký quyền sử dụng mã số, mã vạch được quy định tại Điều 29 Nghị định 37/2026/NĐ-CP; các quy định cũ tại Nghị định 13/2022/NĐ-CP đã hết hiệu lực. Tiền tố mã quốc gia Việt Nam là 893, do tổ chức GS1 quốc tế cấp cho GS1 Việt Nam. Doanh nghiệp đăng ký để được cấp tiền tố mã doanh nghiệp, rồi tự cấp mã cho từng sản phẩm.

• Mỗi quy cách một mã: túi 100 g và túi 200 g cùng loại trà là hai mã.
• Hộp quà chứa nhiều gói có mã riêng cho hộp.
• Mã phải thuộc chủ sở hữu nhãn trên bao bì hoặc được uỷ quyền hợp lệ. Hàng nhãn riêng dùng mã của bên đứng tên.
• In mã đủ kích thước, đủ tương phản để máy quét đọc được. Thử quét trước khi in số lượng lớn.

Nhãn. Nghị định 37/2026/NĐ-CP thay Nghị định 43/2017/NĐ-CP và 111/2021/NĐ-CP từ 23/01/2026. Nhãn trà cần tên hàng hoá; tên, địa chỉ tổ chức chịu trách nhiệm; xuất xứ; định lượng; ngày sản xuất; hạn sử dụng; thành phần; hướng dẫn bảo quản. Nếu chuỗi bán cả trên sàn thương mại điện tử, người bán phải công khai nội dung nhãn trên trang bán (Điều 41). Danh mục mã và hồ sơ công bố của từng sản phẩm TRAVINA, hợp tác xã gửi khi nhà phân phối yêu cầu.

Chứng nhận vùng trồng, ISO: điểm cộng khi chấm nhà cung cấp

Giấy ATTP và tự công bố là điều kiện tối thiểu. Khi chuỗi phải chọn giữa nhiều nhà cung cấp trà, các giấy dưới đây giúp hồ sơ nổi hơn:

Giấy	Chuỗi đọc thấy gì	Ví dụ TRAVINA
VietGAP	Vườn canh tác có kiểm soát, ghi chép	DVCL-VG-TT-24-19-68, 9,7 ha tại La Bằng; Trà Tấm Đinh Túi Lọc có giấy riêng DVCL-VG-TT-23-19-79
ISO 22000:2018	Xưởng có hệ thống quản lý an toàn thực phẩm	GOODVN91025.FSMS, chỉ xưởng La Bằng
Mã số vùng trồng, mã lô	Truy xuất được khi có sự cố	Mã lô in trên bao bì, truy về thửa
Nhãn hiệu tập thể “Chè Thái Nguyên”	Được phép dùng tên vùng theo quy chế	Quyết định 41-QĐ/BQLNHTT ngày 09/09/2025

Ghi đúng phạm vi từng giấy là điều chuỗi rất để ý. Không ghi ISO 22000 cho sản phẩm làm ở xưởng không có giấy. Vì sao VietGAP, ISO 22000 và giấy ATTP không thay thế nhau có trong bài 4 tầng chất lượng trà. Bảng tra đầy đủ có trong bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA, ảnh giấy tờ tại trang năng lực và chứng nhận.

Phí vào kệ, chiết khấu, công nợ: tính trước

Nhiều nhà cung cấp đủ giấy tờ nhưng lỗ vì không tính điều kiện thương mại. Trước khi ký, anh chị lập bảng giá thành cho từng mã:

• Chiết khấu cho chuỗi trên giá bán lẻ.
• Phí trưng bày, phí mã hàng mới, phí khuyến mại nếu chuỗi áp dụng.
• Thời hạn thanh toán của chuỗi, tính cả chi phí vốn.
• Đổi trả hàng cận hạn, hàng hỏng bao bì. Trà khô có hạn dùng 12 tháng, nên thống nhất ngưỡng cận hạn.
• Vận chuyển về kho tổng hoặc từng cửa hàng.

Lưu ý với nhà phân phối lấy hàng TRAVINA: hợp tác xã không bán công nợ, không thu cọc tiền hàng, giao COD 3–5 ngày. Nếu chuỗi thanh toán sau, nhà phân phối cần tự cân đối vốn cho khoảng thời gian đó. Hệ thống đại lý bán đúng giá niêm yết; chiết khấu khung 35–45% cho nhóm trà theo cấp. Chính sách chi tiết tại trang đại lý.

Hồ sơ TRAVINA có sẵn cho nhà phân phối

Khi nhà phân phối làm hồ sơ vào chuỗi với sản phẩm mang nhãn TRAVINA, hợp tác xã cung cấp:

1. Bản sao giấy đăng ký hợp tác xã 4601620037.
2. Giấy cơ sở đủ điều kiện ATTP 14/2025/UBND-NNMT-TNg.
3. Phiếu kiểm nghiệm theo lô; hồ sơ công bố của từng sản phẩm, hỏi theo mã cần đưa vào chuỗi.
4. Thông tin mã vạch của từng quy cách, gửi theo yêu cầu.
5. VietGAP, ISO 22000 (xưởng La Bằng), văn bằng nhãn hiệu TRAVINA số 542996.
6. Hoá đơn VAT và phiếu xuất kho cho từng lô.

Toàn bộ giấy tờ đã nộp hồ sơ gia hạn trước hạn và đang chờ kết quả. Năng lực cung ứng hàng tháng có trong bài nguồn chè Thái Nguyên số lượng lớn. Hàng xuất khẩu và bản tiếng Anh xem TRAVINA certificates and licences.