Nhập trà cho cửa hàng thực phẩm sạch: hồ sơ cần có

Mục lục bài viết

Trả lời nhanh. Trước khi nhập một mã trà về bán, cửa hàng nên có đủ năm loại giấy tờ:

Hồ sơ tự công bố sản phẩm của nhà sản xuất, theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP.
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm của nơi sản xuất.
Phiếu kiểm nghiệm còn hiệu lực, do phòng thử nghiệm được công nhận cấp.
Chứng nhận vùng trồng hoặc hệ thống quản lý, nếu nhà cung cấp có: VietGAP, ISO 22000.
Hoá đơn và phiếu xuất kho cho từng lần nhập, để chứng minh nguồn gốc lô hàng.

Tôi phụ trách hệ thống phân phối của hợp tác xã ở miền Bắc từ Thanh Hoá trở ra, và thường làm việc với bộ phận thu mua của các cửa hàng thực phẩm sạch. Bài này là danh mục hồ sơ nhìn từ phía người mua: cần những gì, kiểm ở đâu, và lưu thế nào để trình khi có đoàn kiểm tra.

Cửa hàng thực phẩm sạch yêu cầu hồ sơ gì

Khác với quầy tạp hoá, cửa hàng thực phẩm sạch bán bằng niềm tin vào chuỗi cung ứng. Khách hỏi giấy tờ, và đoàn kiểm tra cũng hỏi giấy tờ.

Vì vậy nguyên tắc thu mua là: không nhập mã nào mà nhà cung cấp không đưa được hồ sơ. Lời giới thiệu hay ảnh vườn đẹp không thay được một số hiệu tra được.

Điều thứ hai: hồ sơ phải khớp với hàng. Giấy chứng nhận của một cơ sở không tự động bao trùm mọi sản phẩm của cơ sở đó, nên cần đọc phạm vi áp dụng ghi trên giấy.

Bộ giấy tờ tối thiểu của một mã trà

Giấy tờ	Nội dung cần đọc	Căn cứ	Ví dụ của hợp tác xã
Hồ sơ tự công bố sản phẩm	Tên sản phẩm, chỉ tiêu công bố, ngày công bố	Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Điều 4 và 5	Cung cấp theo từng mã khi ký hợp đồng
Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm	Tên cơ sở, địa chỉ, thời hạn	Luật An toàn thực phẩm 55/2010/QH12	Số 14/2025/UBND-NNMT-TNg, đến 19/6/2028
Phiếu kiểm nghiệm	Mẫu nào, ngày nào, chỉ tiêu gì, phòng thử nghiệm nào	Yêu cầu của hồ sơ tự công bố	Phiếu 78102025/KQKN, VILAS 1098, ngày 24/10/2025
Chứng nhận vùng trồng	Phạm vi: bao nhiêu hộ, bao nhiêu ha, thời hạn	Tiêu chuẩn VietGAP	DVCL-VG-TT-24-19-68, 17 hộ, 9,7 ha, hiệu lực 07/11/2024–06/11/2026
Chứng nhận hệ thống quản lý	Cấp cho cơ sở nào, phạm vi sản phẩm nào	ISO 22000:2018	GOODVN91025.FSMS, cơ sở La Bằng, 20/10/2025–19/10/2028
Quyền dùng nhãn hiệu tập thể	Diện tích, sản lượng, thời hạn được cấp	Quyết định của ban quản lý nhãn hiệu	QĐ 41-QĐ/BQLNHTT ngày 09/9/2025, 3 năm, 40,5 ha, 120 tấn chè khô/năm
Hoá đơn, phiếu xuất kho	Mã lô, số lượng, ngày xuất	Chứng minh nguồn gốc lô hàng	Kèm theo mỗi lần giao hàng

Gói Trà Bắc Truyền Thống bên chén trà trên khay gỗ – TRAVINA HTX Tâm Trà Việt — Gói Trà Bắc Truyền Thống bên chén trà trên khay gỗ

Kiểm số hiệu và thời hạn hiệu lực

Đọc kỹ phạm vi. Chứng nhận VietGAP nêu rõ số hộ và số ha; chứng nhận ISO nêu rõ cơ sở nào. Đừng suy rộng ra toàn bộ nhà cung cấp.
Đối chiếu thời hạn. Ghi ngày hết hạn vào sổ và nhắc trước một tháng để xin bản mới.
Yêu cầu phiếu kiểm nghiệm theo lô, không nhận phiếu chung chung không ghi ngày và mẫu.
Kiểm mã lô trên bao bì khớp với phiếu xuất kho của lần nhập đó.
Lưu bản gốc hoặc bản sao có xác nhận, không chỉ lưu ảnh chụp trên điện thoại.

Với hàng của hợp tác xã, anh chị nhắn mã lô in trên bao bì, chúng tôi gửi ảnh phiếu kiểm nghiệm đúng lô đó. Danh sách số hiệu đầy đủ ở trang hồ sơ pháp lý và chứng nhận và trang chứng nhận.

Quy định về nhãn và về tự công bố, cập nhật 2026

Ghi nhãn. Từ ngày 23/01/2026, nội dung ghi nhãn hàng hoá thực hiện theo Nghị định 37/2026/NĐ-CP, ban hành và có hiệu lực cùng ngày, quy định chi tiết thi hành Luật Chất lượng sản phẩm, hàng hoá. Nghị định này thay cho Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP, hai văn bản đã hết hiệu lực từ 23/01/2026. Nội dung bắt buộc trên nhãn hàng lưu thông trong nước phải ghi bằng tiếng Việt.

Sau khi thu đủ hồ sơ, việc còn lại là xếp trà vào quầy sao cho bán được. Phần đó nằm ở bài ghép trà vào cửa hàng thực phẩm và đặc sản.

Tự công bố sản phẩm. Đến tháng 9/2026, thủ tục tự công bố theo Điều 4 và Điều 5 Nghị định 15/2018/NĐ-CP vẫn đang áp dụng. Nghị định 46/2026/NĐ-CP ngày 26/01/2026 đã được tạm dừng thi hành cho tới khi Luật An toàn thực phẩm sửa đổi và nghị định hướng dẫn có hiệu lực. Các bản tự công bố đã nộp theo Nghị định 15/2018 giữ nguyên giá trị.

Vì phần này đang trong giai đoạn chuyển tiếp, bộ phận thu mua nên hỏi lại nhà cung cấp mỗi lần gia hạn hợp đồng, thay vì lưu một bản rồi để nhiều năm.

Người hái chè đội nón, che ô trên nương chè rộng dưới trời mây – TRAVINA HTX Tâm Trà Việt — Người hái chè đội nón, che ô trên nương chè rộng dưới trời mây

Lưu hồ sơ để trình khi có đoàn kiểm tra

Một bìa kẹp cho mỗi nhà cung cấp, bên trong chia theo mã hàng.
Trang đầu là bảng mục lục ghi tên giấy tờ, số hiệu và ngày hết hạn.
Phiếu xuất kho lưu theo tháng, kẹp cùng mã lô của lần nhập đó.
Bản mềm lưu song song trong một thư mục đặt tên theo nhà cung cấp.
Người phụ trách rõ ràng. Hồ sơ không có người giữ là hồ sơ sẽ thiếu khi cần.

Khi khách hỏi vì sao trà có mức giá đó, phần phân hạng và nguyên liệu có ở bài các loại chè Thái Nguyên theo phẩm cấp; quy trình chế biến tại xưởng có ở bài quy trình chế biến chè Thái Nguyên.

Nguồn gốc lô trà

Trà của hợp tác xã trồng trên 40,5 ha tại Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên, 90 hộ xã viên, 100% hái tay; 9,7 ha của 17 hộ đã có chứng nhận VietGAP (DVCL-VG-TT-24-19-68). Cơ sở Gò Lớn làm Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản; cơ sở La Bằng làm từ Móc Câu Đặc Biệt trở lên. Xưởng La Bằng có ISO 22000:2018 (GOODVN91025.FSMS), phạm vi gồm trà xanh, hồng trà, trà sen, bạch trà và ô long. Kiểm nghiệm gần nhất: phiếu 78102025/KQKN, VILAS 1098, mẫu trà đinh, ngày 24/10/2025; 10/10 chỉ tiêu thuốc bảo vệ thực vật không phát hiện, kim loại nặng trong ngưỡng.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ nhập trà

Cửa hàng bán lại có phải tự công bố sản phẩm không?

Việc tự công bố thuộc về tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh sản phẩm đó theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP. Cửa hàng bán lại hàng đóng gói sẵn lưu hồ sơ của nhà sản xuất và giữ nguyên nhãn gốc.

Có được tự đóng gói lại và dán nhãn cửa hàng không?

Không nên. Khi đóng gói lại dưới tên mình, cửa hàng trở thành bên chịu trách nhiệm về sản phẩm, kèm theo nghĩa vụ về nhãn và về công bố. Nếu muốn có bao bì riêng, hãy đặt nhà sản xuất in nhãn riêng.

Hợp tác xã có nhận in nhãn riêng không?

Có. Nhãn riêng báo giá theo từng đơn, hiện áp dụng cho Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản. Đây là đơn đặt riêng theo yêu cầu: cọc 20%, phần còn lại trả khi nhận hàng.

Phiếu kiểm nghiệm bao lâu phải xin lại?

Theo quy định về hồ sơ tự công bố, phiếu kiểm nghiệm trong hồ sơ có giá trị 12 tháng kể từ ngày ban hành. Cửa hàng nên ghi ngày hết hạn vào bảng mục lục và nhắc trước một tháng.

Nhận bộ hồ sơ trước khi nhập hàng

Anh chị cần hồ sơ để trình bộ phận thu mua? Hợp tác xã gửi bộ giấy tờ đầy đủ kèm bảng giá trong 24 giờ làm việc, và gửi phiếu kiểm nghiệm theo mã lô khi anh chị yêu cầu. Trang nhập sỉ · trang chứng nhận · Hotline bán buôn 0368.151.678 · Zalo 0855.318.678 · htxtamtraviet@gmail.com.

Khách hỏi mua lẻ? Chỉ họ sang kênh bán lẻ Thuận Trà Thái Nguyên, cùng giá niêm yết.

Đối tác nước ngoài xem bản tiếng Anh của hồ sơ tại Travina certificates and licences.

Mua trà chính hãng từ nơi sản xuất