Hồ sơ mã hàng trà: mười mục đại lý cần có

Mục lục bài viết

Một bộ hồ sơ mã hàng đầy đủ chỉ phát huy tác dụng khi nhân viên tìm được nhanh, dùng đúng và cập nhật kịp. Phần dưới đây bàn về cách lưu, cách dùng khi đào tạo và cách kiểm chéo với hàng thực tế.

Trả lời nhanh. Mỗi mã trà anh chị bày ra quầy nên có một trang hồ sơ, gồm đúng mười mục:

Tên đúng của mã · phẩm cấp trong danh mục · vùng trồng · xưởng chế biến · giống chè.
Chuẩn hái nếu nhà sản xuất đã công bố · quy cách và bao bì · giá niêm yết và giá nhập của cấp anh chị.
Hạn dùng · giấy tờ trích được kèm mã lô.
Chỉ ghi mục nào có dữ liệu thật. Mục nào nhà sản xuất chưa công bố thì để trống, đừng đoán.
Cập nhật hồ sơ khi đổi giá (chúng tôi báo trước 01 tháng) hoặc khi đổi quy cách.

Bài này dành cho anh chị làm đại lý, cửa hàng hoặc nhà phân phối, cần một bộ thông tin chuẩn để nhân viên bán hàng và nội dung đăng bán dùng chung. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất tại Đại Từ và La Bằng, tỉnh Thái Nguyên, cung cấp 36 mã cho 429 đại lý. Biểu mẫu dưới đây là thứ chúng tôi mong nhận lại khi đại lý hỏi “gửi em thông tin sản phẩm”.

Vì sao mỗi mã cần một trang hồ sơ riêng

Chuyện thường xảy ra: một quầy có bảy tám mã, nhân viên mới vào nhớ tên nhưng không nhớ mã nào hái ở đâu, đóng bao nhiêu gam, hạn bao lâu. Khách hỏi kỹ thì nhân viên nói đại. Nói đại một lần là quầy mất uy tín với khách đó vĩnh viễn, và nếu nói sai về giấy tờ thì rủi ro còn lớn hơn.

Một trang hồ sơ cho mỗi mã giải quyết ba việc cùng lúc: nhân viên có chỗ tra, nội dung đăng bán có nguồn thống nhất, và khi khách hỏi giấy tờ thì anh chị biết chính xác cái gì trích được, cái gì không. Nó cũng là cách đơn giản nhất để tránh đưa thông tin của cơ sở khác vào sản phẩm của mình, chuyện đang khá phổ biến trên thị trường; xem bảy cách kiểm chứng trà Thái Nguyên thật và giả.

Mười mục trong một hồ sơ mã hàng

Tên đúng của mã. Chép nguyên tên trên bao bì và trong bảng giá, không rút gọn, không thêm chữ. “Trà Móc Câu Đặc Biệt” thì không viết thành “móc câu loại 1”.
Phẩm cấp trong danh mục. Ghi mã này đứng trên mã nào, dưới mã nào. Khách so sánh theo thứ tự chứ không so theo tên.
Vùng trồng. Ghi tên xã và tỉnh theo đúng vùng nguyên liệu, kèm độ cao nếu có. Không mượn tên vùng khác cho dễ bán.
Xưởng chế biến. Mỗi cơ sở làm những dòng khác nhau. Ghi rõ mã này ra từ cơ sở nào.
Giống chè. Đây là thông tin khách sành hỏi đầu tiên và cũng là thứ khó bịa nhất.
Chuẩn hái, nếu đã công bố. Chúng tôi mới công bố chuẩn hái cho hai dòng. Mã nào chưa có thì ghi “chưa công bố” và mô tả định tính, tuyệt đối không gán số tôm số lá.
Quy cách và bao bì. Liệt kê đủ các quy cách đang có của mã đó, kèm mã hộp tương ứng nếu có.
Giá niêm yết và giá nhập. Ghi cả hai, nhưng in ra cho nhân viên quầy thì chỉ để giá niêm yết.
Hạn dùng. Trà khô của chúng tôi có hạn 12 tháng kể từ ngày đóng gói. Ghi kèm cách đọc ngày trên bao bì.
Giấy tờ trích được và mã lô. Liệt kê đúng số hiệu, đúng phạm vi, đúng thời hạn. Mục này quyết định anh chị được nói gì trước mặt khách.

Hồng trà khô sợi xoăn có tuyết vàng trên đĩa gốm – TRAVINA HTX Tâm Trà Việt — Hồng trà khô sợi xoăn có tuyết vàng trên đĩa gốm

Bảng mẫu hồ sơ điền sẵn: Trà Móc Câu Đặc Biệt

Anh chị có thể sao chép cấu trúc này cho từng mã khác trong danh mục.

Mục	Nội dung
1. Tên đúng	Trà Móc Câu Đặc Biệt
2. Phẩm cấp	Nhóm trung cấp; đứng trên Trà Xanh Đặc Sản, dưới Trà Nõn Cánh Hạc
3. Vùng trồng	Vườn xã viên tại La Bằng – Đại Từ, tỉnh Thái Nguyên; độ cao 110–300 m; 100% hái tay
4. Xưởng chế biến	Cơ sở 2 Đồng Khuân, xã La Bằng
5. Giống chè	Lai F1 LDP1 và TRI 777
6. Chuẩn hái	1 tôm 1 nõn 1 lá non (đã công bố)
7. Quy cách	Hút chân không 100 g và 200 g; gói ấm 10 g (1 kg ≈ 100 ấm); Hộp Trà Móc Câu 200 g
8. Giá	Niêm yết 450.000đ/kg đã gồm VAT; hộp 200 g 110.000đ; giá nhập cấp Đại lý 292.500đ/kg
9. Hạn dùng	12 tháng kể từ ngày đóng gói, in trên bao bì
10. Giấy tờ và mã lô	ISO 22000:2018 số GOODVN91025.FSMS cấp cho cơ sở La Bằng, hiệu lực 20/10/2025–19/10/2028; ATTP số 14/2025/UBND-NNMT-TNg đến 19/6/2028; nhãn hiệu tập thể “Chè Thái Nguyên” theo QĐ 41-QĐ/BQLNHTT ngày 09/9/2025; mã lô in trên từng gói

Hồ sơ đầy đủ về dòng này có trong bài đặc điểm và cách nhận biết Móc Câu Đặc Biệt.

Giấy tờ trích được: ghi đúng phạm vi

Đây là mục hay bị viết sai nhất, và cũng là mục dễ gây rắc rối nhất. Ba nguyên tắc:

Chứng nhận gắn với chủ thể và phạm vi cụ thể. VietGAP số DVCL-VG-TT-24-19-68 cấp cho chè búp tươi của vùng nguyên liệu. Ghi đúng như vậy, không viết “toàn bộ sản phẩm đạt VietGAP”, vì vùng nguyên liệu của chúng tôi rộng 40,5 ha.
ISO 22000:2018 cấp cho cơ sở, không cấp cho sản phẩm. Xưởng La Bằng đạt ISO 22000:2018. Anh chị viết đúng câu này, không viết thành một câu gán cho cả tổ chức.
Phiếu kiểm nghiệm gắn với mẫu và ngày. Phiếu gần nhất số 78102025/KQKN do phòng thử nghiệm VILAS 1098 thực hiện ngày 24/10/2025 trên mẫu Trà Đinh, kết quả 10/10 chỉ tiêu thuốc bảo vệ thực vật không phát hiện. Đây là kết quả của mẫu đó, không phải giấy chứng nhận cho mọi mã.

Cách hiểu đúng về phạm vi từng loại giấy có trong bài VietGAP là gì và chứng nhận có phạm vi tới đâu, còn số hiệu và thời hạn từng giấy nằm ở trang tổng hợp số hiệu và thời hạn giấy tờ. Đại lý chính thức được cấp giấy uỷ quyền phân phối có mã QR để khách quét kiểm tra.

Mục phẩm cấp trong biểu mẫu nên ghi theo một chuẩn cố định. Chúng tôi lấy bảng phân hạng dòng trà xanh làm chuẩn đó.

Các luống chè xanh đậm trên đỉnh đồi, một cây nhỏ đứng riêng trên nền trời – TRAVINA — Luống chè trên đỉnh đồi

Cập nhật hồ sơ khi đổi giá hoặc đổi quy cách

Hồ sơ mã hàng chỉ có giá trị khi nó đúng ở thời điểm khách đọc. Hai mốc bắt buộc cập nhật:

Khi giá thay đổi. Chúng tôi báo trước 01 tháng. Trong tháng đó, anh chị sửa giá trong hồ sơ, in lại nhãn quầy và sửa nội dung đăng bán. Khi tăng giá, hàng tồn của anh chị bán theo giá mới. Khi giảm giá, chúng tôi bù chênh cho hàng nhập trong 30 ngày trước đó và chỉ giảm vào đầu quý.
Khi quy cách thay đổi. Ví dụ một mã được bổ sung hoặc rút bớt cỡ đóng gói. Mục 7 và mục 8 phải sửa cùng lúc, vì giá hộp và giá theo kilogam gắn với nhau.

Ngoài hai mốc đó, nên rà lại toàn bộ tập hồ sơ mỗi quý một lần, cùng dịp anh chị đếm lại số lần nhập từng mã. Ghi ngày cập nhật ở cuối mỗi trang để biết trang nào đã cũ. Nếu gặp bên thứ ba dùng tên và giấy tờ của chúng tôi để bán hàng không do chúng tôi sản xuất, anh chị báo lại theo trang cảnh báo mạo danh.

Nguồn gốc lô trà

Vùng nguyên liệu gồm 40,5 ha của 90 hộ xã viên tại Đại Từ và La Bằng, tỉnh Thái Nguyên, sản lượng 120 tấn chè khô mỗi năm theo Quyết định 41-QĐ/BQLNHTT ngày 09/9/2025. Toàn bộ vùng 40,5 ha canh tác theo quy trình VietGAP, ngoài vùng này hợp tác xã còn 23 ha đất chưa trồng tại La Bằng – Đại Từ, đang mời đối tác dài hạn cùng đầu tư phát triển.

Mỗi gói hàng giao cho đại lý mang một mã lô; anh chị nhắn mã lô qua Zalo, chúng tôi gửi lại hồ sơ của đúng lô đó để anh chị dán vào trang hồ sơ mã hàng. Bản tiếng Anh về vùng trồng và xưởng có tại TRAVINA tea origin and factory.

Lưu và chia sẻ hồ sơ mã hàng cho nhân viên

Hồ sơ nằm trong máy tính của chủ cửa hàng thì nhân viên đứng quầy không dùng được. Nên có hai bản: một bản điện tử trong thư mục chung, đặt tên theo mã hàng, và một bản in đóng thành tập đặt ở quầy. Bản in giúp nhân viên tra nhanh khi khách hỏi, không phải mở điện thoại giữa lúc đang phục vụ.

Mỗi trang trong tập in nên có ngày cập nhật ở góc trên. Khi hợp tác xã đổi giá hay đổi quy cách, thay đúng trang đó và hủy trang cũ ngay, tránh để hai phiên bản cùng nằm trong tập. Bản điện tử cũ chuyển vào thư mục lưu trữ thay vì xóa, để còn tra lại khi cần đối chiếu đơn hàng cũ.

Đặt tên tệp theo một quy tắc

Tên tệp nên theo một quy tắc cố định, ví dụ tên mã hàng kèm quy cách. Khi cửa hàng có vài chục mã, quy tắc đặt tên giúp tìm đúng hồ sơ mã hàng trong vài giây thay vì phải mở từng tệp.

Dùng hồ sơ mã hàng khi đào tạo nhân viên mới

Nhân viên mới thường học bán hàng bằng cách nghe người cũ nói, và vô tình học luôn cả những câu mô tả sai. Bộ hồ sơ là tài liệu chuẩn để tránh điều đó. Ngày đầu, cho nhân viên đọc hồ sơ của ba, bốn mã bán chạy, rồi pha thử từng mã để họ nối thông tin trên giấy với vị thật.

Ví dụ, đọc hồ sơ Trà Bắc thấy hái 1 tôm 2–3 lá, nước vàng như mật ong, chát rồi hậu ngọt; pha ra nếm đúng như vậy. Đọc hồ sơ Trà Móc Câu thấy hái 1 tôm 1–2 lá, cánh cong như lưỡi câu, nước xanh ánh kim. Học bằng cả mắt và miệng, nhân viên nhớ lâu hơn nhiều.

Kiểm tra sau đào tạo

Sau một tuần, hỏi nhân viên vài câu lấy từ hồ sơ mã hàng: mã này hái mấy lá, pha bao nhiêu gam, quy cách nào có. Ai trả lời chưa đúng thì đọc lại phần đó. Cách kiểm tra nhẹ nhàng này giúp cả cửa hàng nói cùng một thông tin với khách.

Hồ sơ mã hàng cho hàng nhãn riêng

Cửa hàng hoặc doanh nghiệp đặt sản xuất OEM nhãn riêng cũng cần hồ sơ cho từng mã của mình. Với hàng OEM, hợp tác xã cấp giấy xác nhận sản xuất cho mỗi lô. Giấy này nên được lưu cùng hồ sơ mã hàng, ghi rõ lô nào ứng với giấy nào, để khi khách hoặc cơ quan quản lý hỏi, anh chị trả lời được ngay. Đơn gia công nhãn riêng (OEM) tại hợp tác xã nhận từ 20.000.000đ.

Mẫu nhãn đã ký duyệt cũng là một phần của hồ sơ. Hàng in riêng không đổi trả nếu không có lỗi sản xuất, nên bản mẫu có chữ ký là căn cứ khi cần đối chiếu sau này.

Dùng hồ sơ mã hàng khi trả lời khách doanh nghiệp

Khách doanh nghiệp đặt quà hoặc đặt hàng cho văn phòng thường gửi câu hỏi bằng văn bản và cần câu trả lời chính xác để trình duyệt. Hồ sơ mã hàng giúp anh chị trả lời nhanh và đồng bộ: hạng búp hái, quy cách đóng gói, nơi sản xuất, giấy tờ đi kèm. Có thể trích nguyên các mục cần thiết gửi khách thay vì soạn lại từ đầu.

Những thông tin khách doanh nghiệp hay hỏi: toàn bộ trà được hái tay; các mã từ Trà Móc Câu trở lên làm tại cơ sở La Bằng, nơi được cấp chứng nhận ISO 22000:2018; có hóa đơn VAT; đơn đặt riêng hoặc in logo cần cọc 20–30%. Ghi những dòng này vào hồ sơ mã hàng tương ứng để không phải tra lại mỗi lần.

Ai được sửa hồ sơ

Chỉ nên giao quyền sửa cho một hoặc hai người. Nhân viên khác được đọc và in, không được sửa trực tiếp. Khi phát hiện thông tin cần đổi, nhân viên báo người phụ trách. Cách làm này tránh tình trạng mỗi người sửa một chút và hồ sơ dần lệch khỏi dữ kiện gốc.

Kiểm chéo hồ sơ với hàng thực tế khi nhận hàng

Mỗi lần nhận hàng là dịp kiểm tra hồ sơ còn đúng không. Đối chiếu tên mã, quy cách và trọng lượng trên bao bì với hồ sơ. Mở một gói, xem cánh trà khô có ánh xanh đen tự nhiên, không có lớp phấn trắng; pha thử để chắc màu nước khớp với mô tả. Nước trà tự nhiên không xanh ngắt.

Nếu có điểm khác với hồ sơ, ghi lại và báo hợp tác xã trước khi đưa hàng lên kệ. Hồ sơ mã hàng chỉ có giá trị khi khớp với thứ khách cầm trên tay.

Thông tin về tiêu chuẩn an toàn thực phẩm mà cơ sở La Bằng được cấp có trên trang ISO 22000:2018. Bản sao giấy tờ để đưa vào hồ sơ xem tại trang chứng nhận, hoặc gọi Zalo 0368.151.678.

Câu hỏi thường gặp

Mã nào đã có chuẩn hái công bố?

Hiện có hai: Trà Bắc Truyền Thống hái 1 tôm 2–3 lá, Móc Câu Đặc Biệt hái 1 tôm 1 nõn 1 lá non. Các dòng còn lại hái non hơn nhưng chúng tôi chưa công bố thành chuẩn, nên hồ sơ để trống mục đó.

Có được ghi “trà sạch” hay “đạt chuẩn quốc tế” trong hồ sơ không?

Không ghi chữ nào mà giấy tờ không đỡ được. Vùng của chúng tôi canh tác theo hướng hữu cơ, chưa có chứng nhận hữu cơ, nên hồ sơ phải ghi đúng như vậy.

Hợp tác xã có gửi sẵn hồ sơ cho từng mã không?

Có. Khi anh chị ký hợp đồng nguyên tắc, chúng tôi gửi bộ tài liệu sản phẩm và tổ chức đào tạo sản phẩm cho đội bán hàng, kèm bộ video đào tạo.

Bán online thì cần thêm mục nào?

Thêm ảnh thật của đúng quy cách đang bán và ngày cập nhật giá. Toàn hệ thống bán đúng giá niêm yết trên kênh công khai, nên giá trên trang bán phải khớp với bảng giá hiện hành.

Nếu khách yêu cầu bản cứng của giấy chứng nhận thì sao?

Anh chị nhắn cho chúng tôi mã lô và tên mã hàng, chúng tôi gửi bản chụp giấy tờ tương ứng. Không tự in lại giấy của chúng tôi để phát cho khách khi chưa đối chiếu hiệu lực.

Nhận bộ hồ sơ mã hàng cho quầy của anh chị

Anh chị đang bán lại hàng của chúng tôi hoặc chuẩn bị ký hợp đồng? Gửi danh sách mã anh chị đang giữ, chúng tôi trả lại bộ hồ sơ mười mục cho từng mã, kèm giấy uỷ quyền phân phối có mã QR và bộ tài liệu bán hàng. Đơn hàng xuất hàng trong 24 giờ với đơn dưới 100kg, COD, không thu cọc tiền hàng với hàng có sẵn. Xem điều kiện và quyền lợi từng cấp đại lý.

Khách lẻ cần xem thông tin công khai của một mã cụ thể có thể vào trang bán lẻ Móc Câu Đặc Biệt.

Hotline bán buôn 0368.151.678 · Zalo 0855.318.678

Mua trà chính hãng từ nơi sản xuất

Bốn hạng trà chủ lực của hợp tác xã

TRAVINA – HTX Tâm Trà Việt sản xuất trực tiếp tại Đại Từ – La Bằng, Thái Nguyên. Đặt hàng thẳng từ xưởng, không qua trung gian.

Trà Móc Câu Đặc Biệt Thái Nguyên Xem & đặt mua →

Trà Xanh Đặc Sản Thái Nguyên Xem & đặt mua →

Trà Bắc Truyền Thống Thái Nguyên Xem & đặt mua →

Trà Nõn Hảo Hạng Thái Nguyên Xem & đặt mua →

Xem toàn bộ sản phẩm Nhắn Zalo 0855.318.678 Gọi đặt hàng

Cần mua sỉ theo kilogram hoặc mở đại lý? Xem trang nhập sỉ · Chính sách đại lý