Quà tặng khách hàng cuối năm: chọn theo hạng khách với 5 mức ngân sách

Quà tặng khách hàng cuối năm nên chọn theo hạng khách trước, chọn món sau. Chúng tôi hay khuyên các phòng kinh doanh chia danh sách thành bốn hạng (chiến lược, thân thiết, khách mới, đại lý và nhà cung cấp), gán mỗi hạng một trong năm mức ngân sách từ 90 nghìn đến 900 nghìn đồng mỗi suất, rồi mới tìm hộp quà vừa mức. Giá ví dụ lấy từ hộp trà, set trà, bộ ấm chén của HTX Tâm Trà Việt ở trang quà tặng trà doanh nghiệp.

Vì sao quà tặng khách hàng nên chọn theo hạng khách?

Chúng tôi hay gặp một kiểu đơn quen: công ty chọn một mẫu hộp đẹp, nhân số khách lên, chốt. Cách này nhanh nhưng có hai cái hại. Khách mang về doanh số lớn trong năm nhận đúng món mà khách mới ký đơn đầu tiên cũng nhận, nên món quà không nói được gì về mối quan hệ. Và ngân sách bị chia đều, chỗ cần chi đậm thì thiếu, chỗ chỉ cần lời cảm ơn thì lại thừa.

Quà tặng khách hàng cuối năm thật ra là một tín hiệu. Người nhận nhìn món quà và đoán xem mình đứng ở đâu trong sổ của công ty anh chị. Vì thế thứ tự làm việc nên là: phân hạng trước, gán tiền cho từng hạng, rồi mới chọn món. Món quà chỉ là bước cuối.

Cách chia mức tiền này cũng khớp với những gì báo chí ghi nhận về quà doanh nghiệp. Báo Văn hóa tháng 9/2025 chia quà đối tác thành ba khoảng phổ biến: dưới 500.000 đồng, 500.000 đồng đến 1,5 triệu và trên 1,5 triệu, đồng thời khuyên đối tác chiến lược nên nhận hộp cao cấp, thiết kế riêng (Báo Văn hóa, 2025). Bài này chia mịn hơn ở đoạn dưới 1 triệu, nơi phần lớn danh sách quà tặng khách hàng của doanh nghiệp vừa và nhỏ nằm.

Bài quà tặng doanh nghiệp ý nghĩa đã đi theo trục dịp trong năm (khai trương, Trung thu, sinh nhật công ty). Ở đây chỉ bàn một dịp là cuối năm, và một câu hỏi: ai nhận món gì.

Bốn hạng khách cần chia trước khi chọn quà tặng khách hàng

Không cần phần mềm gì phức tạp. Anh chị mở bảng doanh số cả năm, thêm một cột “hạng” và điền theo bốn nhóm dưới đây.

Khách chiến lược: ít người, chi đậm

Đây là nhóm mà mất một khách là doanh số năm sau hụt hẳn một mảng. Thường chỉ vài chục khách, có hợp đồng dài, có người ra quyết định mà giám đốc bên anh chị biết mặt. Quà tặng khách hàng cho nhóm này nên trao tận tay, kèm thiệp ký tên người đứng đầu công ty.

Khách thân thiết: mua đều, cần được nhớ tên

Nhóm này đông hơn, mua đều tháng, ít khi đòi hỏi. Họ không cần món đắt nhưng cần cảm giác được nhớ tới. Một set trà tầm trung làm quà tặng khách hàng, kèm lời nhắn nhắc tới một việc cụ thể hai bên đã làm trong năm thường được nhớ lâu hơn một món đắt mà không có chữ nào.

Khách mới trong năm: một lời cảm ơn gọn

Khách ký đơn đầu tiên trong năm, hoặc mới mua một hai lần. Quà tặng khách hàng cho nhóm này nên nhỏ, gọn, gửi được qua đường chuyển phát. Quà tặng khách hàng ở hạng này có mục đích là để tên công ty nằm trên bàn họ trong những ngày giáp Tết, không phải để gây ấn tượng bằng giá tiền.

Đại lý, nhà cung cấp: quà tặng đối tác đi hai chiều

Nhiều công ty quên nhóm này khi lập danh sách quà tặng khách hàng, vì họ không phải người trả tiền cho mình. Nhưng nhà cung cấp giao hàng đúng hạn cả năm, đơn vị vận chuyển, đại lý bán hàng cho mình cũng xứng đáng nhận quà. Quà tặng đối tác ở nhóm này nên ngang mức khách thân thiết, chọn món dùng được ở văn phòng hay cửa hàng của họ.

5 mức ngân sách quà tặng khách hàng kèm món có giá thật

Bảng quà tặng khách hàng dưới đây lấy giá niêm yết của HTX Tâm Trà Việt tháng 10/2026. Mức 5 là ghép hai món. Anh chị xem ảnh và quy cách từng hộp ở danh mục hộp trà quà tặng.

Mức 1 và 2: quà tặng khách hàng mới, gửi xa được

Hai mức đầu là hộp trà đơn, nhẹ, gửi bưu cục không sợ vỡ. Hộp Trà Đặc Sản Thái Nguyên hợp với khách thích vị trà Bắc quen thuộc. Khách văn phòng ít thời gian pha ấm thì hộp Móc Câu đóng ấm 20 gói tiện hơn, mỗi gói vừa một ấm. Lên mức 2, Hộp Trà Nguyên Hương là trà xanh dòng “6 Không” đóng hộp quà, đủ trang trọng cho khách mới mà đơn đầu đã lớn.

Mức 3: tầm giá của khách thân thiết và quà tặng đối tác

Đây là mức đông suất trong danh sách quà tặng khách hàng của nhiều công ty. Tâm Trà Vạn Phúc là set 500 g trà xanh đặc sản trong hộp giấy, kèm túi xách và thư cảm ơn. Set Trà Tâm An gồm hai túi trà búp hút chân không trong hộp quà có quai xách, hợp gửi về cửa hàng đại lý vì chủ cửa hàng có thể pha một hộp, giữ một hộp. Giá ưu đãi của hai set này, nếu có, xem trên trang sản phẩm.

Mức 4 và 5: món quà cần có chuyện để kể

Ở hai mức này, quà tặng khách hàng cần có một chi tiết để kể. Hộp Trà An Khang đựng trà đinh, búp non chưa xòe lá, làm ở La Bằng. Tâm Trà Thanh Liên đi dòng trà sen cho người thích hương. Khi ghép bộ ấm chén với một hộp trà, người nhận pha được ngay ấm đầu bằng chính bộ ấm vừa mở. Cách chọn bộ ấm theo dáng và số chén có trong bài set ấm chén làm quà tặng.

Suất nhỏ cho người phía sau khách

Một mẹo chúng tôi học được từ chính các công ty đặt quà tặng khách hàng: chuẩn bị thêm vài chục Hộp Trà Vạn Phúc 38.000đ cho lễ tân, thủ kho, kế toán bên khách. Họ là người nhận hàng, đối soát công nợ, gọi điện nhắc đơn cả năm. Quà nhỏ nhưng đúng người thì nhớ lâu.

Tính tổng ngân sách quà tặng khách hàng cuối năm qua một ví dụ

Giả sử một công ty phân phối thiết bị có danh sách quà tặng khách hàng như bảng dưới. Số khách là ví dụ để minh họa cách tính, anh chị thay bằng số của mình.

Với tổng 55,4 triệu, đơn doanh nghiệp đặt trước Tết cọc 20–30%, tức 11.080.000đ đến 16.620.000đ. Theo chính sách hiện hành, đơn sỉ trên 50 triệu đồng thì phí vận chuyển do HTX chịu.

Nếu sếp duyệt quà tặng khách hàng chỉ 42 triệu thì cắt ở đâu? Chúng tôi khuyên giữ nguyên hạng chiến lược và giữ đủ số suất khách mới, chỉ hạ hạng thân thiết từ set 420.000đ xuống Hộp Trà Nguyên Hương 199.000đ. Sáu mươi suất giảm được 13.260.000đ, tổng còn 42.140.000đ. Bỏ bớt khách mới thì tiết kiệm ít mà dễ mất đúng những người đang cân nhắc có mua tiếp hay không.

Phần quà tặng khách hàng trong ví dụ toàn là trà và ấm chén. Công ty nào muốn giỏ có thêm bánh mứt, hạt thì xem cách tách phần trà và phần khác trong bài giỏ quà Tết doanh nghiệp.

Trao quà tặng khách hàng cuối năm: ai mang, gửi lúc nào

Bộ Nội vụ đã công bố lịch nghỉ Tết âm lịch 2027 cho cán bộ, công chức: 7 ngày liền, từ thứ Năm 04/02 đến thứ Tư 10/02/2027 (Tuổi Trẻ, 10/2026). Nhiều doanh nghiệp nghỉ theo lịch này hoặc sớm hơn vài ngày. Quà gửi qua bưu cục mà tới lúc văn phòng khách đã đóng cửa thì nằm ở phòng bảo vệ tới ra Tết.

Thứ tự trao quà tặng khách hàng quen thuộc ở các công ty chúng tôi làm cùng: tuần đầu tháng 1 gửi chuyển phát cho khách mới và khách ở tỉnh xa; giữa tháng 1 nhân viên phụ trách mang quà tới khách thân thiết; hai tuần cuối trước kỳ nghỉ dành cho lãnh đạo đi gặp khách chiến lược. Đại lý và nhà cung cấp nhận theo lô, giao thẳng về cửa hàng hay kho.

Khách là cơ quan nhà nước: quà tặng đối tác có giới hạn

Quy định về phòng, chống tham nhũng không cho người có chức vụ, quyền hạn nhận quà dưới mọi hình thức từ cá nhân, tổ chức có liên quan tới công việc họ giải quyết. Nhận quà không đúng quy định thì phải từ chối hoặc báo cáo, nộp lại (VOV dẫn Nghị định 59/2019/NĐ-CP, 2019). Với khách là cơ quan, đơn vị sự nghiệp, anh chị nên hỏi bộ phận pháp chế bên mình trước, đừng để món quà làm khó chính người mình quý.

Nhiều tập đoàn cũng có quy chế nhận quà riêng cho nhân viên mua hàng. Cách an toàn là hỏi thẳng người liên hệ, hoặc chọn mức 1, 2 kèm thiệp, như một lời chúc Tết.

Thiệp và logo: chỗ phân hạng quà tặng khách hàng hiện rõ

Cùng một hộp trà, thiệp khác nhau thì người nhận đọc ra món quà tặng khách hàng theo cách khác nhau. Với khách chiến lược, thiệp nên viết tay hoặc ít ra có chữ ký thật của giám đốc. Khách thân thiết nhận thiệp in sẵn, thêm một dòng viết tay của nhân viên phụ trách. Khách mới nhận thiệp in, câu cảm ơn đơn đầu tiên. Gợi ý câu chữ cho từng kiểu người nhận có trong bài chúc Tết sếp, đồng nghiệp, khách hàng.

Về logo, HTX nhận in lên hộp từ 200 suất. Dưới 200 suất anh chị vẫn dùng được hộp nguyên bản và gài thiệp in riêng vào từng hộp. Trong ví dụ trên, 120 hộp khách mới là mẫu đông suất, nhưng chưa tới 200 nên hợp đi thiệp in riêng hơn là in hộp. Ai muốn in tên vùng, tên công ty hay câu chúc lên nắp hộp thì xem các kiểu in trong bài in tên lên hộp quà trà và hộp quà Tết cao cấp in logo.

Bộ ấm chén cũng in được logo. Giá in và số lượng tối thiểu báo khi chốt đơn, vì còn tùy dáng ấm và vị trí in. Hàng đã in riêng thì không bán lại được cho người khác, nên phần này luôn đi kèm cọc và bản in mẫu có người bên anh chị ký duyệt. Hàng đã in không đổi trả nếu không phải lỗi sản xuất.

Lịch đặt quà tặng khách hàng cuối năm trước Tết Đinh Mùi

Mùng 1 Tết Đinh Mùi rơi vào thứ Bảy 06/02/2027. Chúng tôi không đặt một hạn chót chung cho mọi đơn, vì đơn hàng có sẵn và đơn in riêng đi hai đường khác nhau. Đơn Tết thì gọi để chốt sớm. Thứ tự việc nên làm như sau:

1. Chốt danh sách khách theo bốn hạng và số suất từng hạng.
2. Xin mẫu trà về pha thử. Người duyệt cuối uống thử thì đỡ đổi ý giữa chừng.
3. Chọn món cho từng mức, gửi file logo và nội dung thiệp.
4. Duyệt bản in mẫu nếu có in hộp, ấm chén, ký xác nhận.
5. Ký hợp đồng, đặt cọc 20–30% (riêng ấm chén, trà cụ in logo cọc 50% vì hợp tác xã không trực tiếp sản xuất ấm chén). Hàng có sẵn giao trong 3–5 ngày kể từ ngày ký; đơn in riêng cộng thêm thời gian duyệt mẫu và in.
6. Chia lô giao: lô gửi chuyển phát cho khách xa đi trước, lô trao tay đi sau.
7. Kiểm nhận từng lô quà tặng khách hàng: đếm hộp, xem hạn dùng in trên hộp, mở ngẫu nhiên vài hộp kiểm thiệp gài đúng tên.

Đơn tính theo cân, dưới 100 kg thì xuất kho trong 24 giờ, từ 100 kg trong 2 ngày. Với quà tặng khách hàng, chỗ tốn thời gian thường không phải kho mà là khâu duyệt thiệp, duyệt mẫu in bên phía công ty mua. Bài quà Tết doanh nghiệp 2027 có thêm các mốc cho đơn Tết số lượng lớn.

Hóa đơn VAT và chứng từ

HTX xuất hóa đơn VAT cho đơn quà tặng khách hàng của doanh nghiệp. Anh chị gửi đúng tên công ty, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký kinh doanh trước khi xuất, vì sửa hóa đơn sau khi đã xuất mất thêm thủ tục theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Chuyện khoản chi quà có được tính vào chi phí khi quyết toán thuế hay không thì kế toán bên anh chị đối chiếu điều kiện chứng từ, thanh toán của năm tài chính đó.

Một chi tiết nhỏ hay quên: hóa đơn và phiếu giao hàng gửi về phòng kế toán bên mua, không bỏ vào hộp quà. Khách nhận quà mà thấy giá tiền trong hộp thì món quà mất đi một nửa ý nghĩa.

Vì sao trà hợp làm quà tặng khách hàng cuối năm

Trà khô đóng túi hút chân không, chưa mở thì để được lâu; như Hộp Trà Nguyên Hương ghi hạn 12 tháng kể từ ngày sản xuất. Hộp nhẹ, gửi đi tỉnh xa không lo dập vỡ như rượu, không lo hỏng như bánh tươi. Người nhận không uống trà vẫn dùng được để tiếp khách ngày Tết, hoặc biếu tiếp. Vì thế trà hay có mặt trong danh sách quà tặng khách hàng, kể cả ở công ty không liên quan gì tới đồ uống.

Trà trong các hộp kể trên do HTX Tâm Trà Việt làm, nguyên liệu từ 90 hộ xã viên ở vùng chè Đại Từ – La Bằng, vùng nguyên liệu 40,5 ha canh tác theo quy trình VietGAP. Trà đinh, trà nõn và móc câu chế biến ở cơ sở La Bằng, cơ sở có chứng nhận ISO 22000. Mỗi năm HTX làm khoảng 120 tấn chè khô, bán qua 235 điểm bán buôn ở 31 tỉnh thành.

HTX chỉ làm phần trà và ấm chén. Rượu, bánh, đồ khô thì công ty mua ở nơi khác. Khách là đối tác người Nhật, Hàn, Trung thì cách chọn hộp, chọn chữ trên thiệp khác một chút, xem bài quà trà cho đối tác Nhật, Hàn, Trung. Còn đại lý của chính anh chị muốn nhập hộp trà về bán mùa Tết thì có chính sách riêng ở trang đại lý.

Câu hỏi thường gặp

Khách chiến lược không uống trà thì tặng gì?

Quà tặng khách hàng lúc đó nên là bộ ấm chén kèm một hộp trà nhỏ. Bộ ấm để tiếp khách ở văn phòng, hộp trà để người khác trong nhà, trong công ty họ dùng. Người thích hương hoa thì Tâm Trà Thanh Liên, dòng trà sen, dễ được đón nhận hơn trà mộc.

Một khách có nhiều người liên hệ thì tặng mấy suất?

Thường tặng một suất chính cho người quyết định, cộng suất nhỏ cho người làm việc hằng ngày với mình như mua hàng, kế toán. Tránh để sếp và nhân viên bên khách trong cùng một văn phòng nhận quà tặng khách hàng giống hệt nhau.

Có nên giao quà tặng khách hàng thẳng tới nhà riêng của khách?

Chỉ khi khách đã quen và chủ động cho địa chỉ. Gửi về nhà riêng mà chưa hỏi dễ bị hiểu sai ý. Mặc định quà tặng khách hàng nên gửi về văn phòng, trước kỳ nghỉ Tết của công ty khách.

Đặt 150 suất có được in logo lên hộp không?

In lên hộp tính từ 200 suất. Với 150 suất, anh chị dùng hộp nguyên bản và gài thiệp in riêng có logo, tên công ty, câu chúc. Nhìn tổng thể, quà tặng khách hàng vẫn mang dấu riêng của công ty mình.

Muốn mỗi hạng khách một màu thùng có được không?

Được, và đó là cách để nhân viên giao quà tặng khách hàng khỏi nhầm. Anh chị dán nhãn hạng ở mặt đáy thùng, không dán lên hộp.

Khách nào chưa kịp nhận quà tặng khách hàng trước Tết thì sao?

Ra Tết vẫn tặng được dưới dạng quà mừng xuân, khai trương năm mới. Món trà để được lâu nên mua dư vài suất mỗi hạng là cách nhiều phòng kinh doanh làm, khách mới phát sinh cuối tháng 1 vẫn có quà.

Xin mẫu trà trước khi đặt quà tặng khách hàng thế nào?

Đăng ký ở trang mẫu thử, ghi rõ mức ngân sách đang cân nhắc. Pha thử bằng nước ở văn phòng mình, vì người nhận quà tặng khách hàng cũng sẽ pha bằng nước nhà họ.

Anh chị đang lên danh sách quà tặng khách hàng cuối năm thì gọi hotline B2B 0368.151.678 (Zalo cùng số), gửi kèm số suất từng hạng và mức tiền mỗi hạng. Chúng tôi sẽ đề xuất món theo đúng bảng năm mức ở trên và báo lịch giao theo lô. Cần gửi file logo, nội dung thiệp hay thông tin xuất hóa đơn thì vào trang liên hệ.

Nguồn tham khảo

• Báo Văn hóa (2025), Chọn quà Trung Thu doanh nghiệp: Bí quyết tạo ấn tượng với đối tác, đăng 24/09/2025.
• Tuổi Trẻ (2026), Bộ Nội vụ thông báo chi tiết lịch nghỉ Tết âm lịch, Quốc khánh 2027, đăng 10/10/2026.
• VOV (2019), Người có chức quyền nhận được quà không đúng quy định thì phải từ chối, đăng 20/08/2019.
• Chính phủ (2020), Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Bảng giá niêm yết hộp trà, set trà, bộ ấm chén của HTX Tâm Trà Việt trên htxtamtraviet.com, tháng 10/2026.

Mua trà chính hãng từ nơi sản xuất

Hộp trà & set quà tặng

TRAVINA – HTX Tâm Trà Việt sản xuất trực tiếp tại Đại Từ – La Bằng, Thái Nguyên. Đặt hàng thẳng từ xưởng, không qua trung gian.

Tâm Trà Vạn Phúc – Set Quà… 420.000 ₫ Xem & đặt mua → Tâm Trà Vạn Lộc – Set Quà… 650.000 ₫ Xem & đặt mua → Tâm Trà Thanh Liên – Set Quà… 550.000 ₫ Xem & đặt mua → Hộp Trà Nguyên Hương 199.000 ₫ Xem & đặt mua →

Xem toàn bộ sản phẩm Nhắn Zalo 0855.318.678 Gọi đặt hàng

Cần mua sỉ theo kilogram hoặc mở đại lý? Xem trang nhập sỉ · Chính sách đại lý