Chia ngân sách quà Tết: bắt đầu từ nhóm người nhận

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, nhà sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, tỉnh Thái Nguyên. Bài này là cách làm bảng ngân sách mà chúng tôi thấy các phòng hành chính dùng hiệu quả nhất. Giá trong bài là giá niêm yết trong danh mục của chúng tôi, đã gồm thuế giá trị gia tăng.

Một doanh nghiệp thường có mấy nhóm người nhận

• Nhân viên. Đông nhất, cần đồng đều, quà phải dùng được thật.
• Khách hàng. Số lượng vừa, cần hình thức và cần một chút khác biệt so với quà nội bộ.
• Đối tác và nhà cung cấp. Ít hơn, quà thiên về trang trọng.
• Lãnh đạo và nhóm trọng điểm. Rất ít, mức chi cao nhất, thường chọn riêng từng người.

Một số nơi tách thêm nhóm thứ năm là cơ quan, đoàn thể địa phương. Nếu có, nên xếp gần nhóm đối tác về mức chi.

Chia ngân sách theo nhóm

Cách làm gồm bốn bước, làm trong một buổi:

1. Đếm số suất từng nhóm. Lấy danh sách thật, không ước lượng.
2. Gán mức chi mỗi suất cho từng nhóm, dựa vào năm ngoái và vào hạn mức năm nay.
3. Nhân và cộng. Ra tổng dự kiến.
4. Điều chỉnh ở nhóm đông nhất trước. Giảm 10.000đ ở nhóm nhân viên thường hiệu quả hơn cắt cả nhóm lãnh đạo.

Bảng tính mẫu theo nhóm

Bảng dưới đây dựng cho một doanh nghiệp giả định 300 nhân viên, 80 khách hàng, 30 đối tác và 10 suất trọng điểm.

Nhóm	Số suất	Mức mỗi suất	Mã gợi ý	Thành tiền
Nhân viên	300	110.000đ	Hộp Trà Móc Câu 200 g	33.000.000đ
Khách hàng	80	199.000đ	Hộp Trà Sạch 6 Không 200 g	15.920.000đ
Đối tác	30	400.000đ	Set Tâm Trà Nguyên Hương	12.000.000đ
Trọng điểm	10	650.000đ	Hộp An Khang Trà 250 g	6.500.000đ
Tổng	420	—	—	67.420.000đ

Với tổng như vậy, đơn vượt 20 triệu đồng nên được hỗ trợ toàn bộ phí vận chuyển, và tổng số suất vượt 200 nên phần in logo miễn phí.

Chọn dòng trà cho từng nhóm

• Nhân viên. Ưu tiên lượng dùng: Hộp Trà Đặc Sản 200 g 92.000đ, Hộp Trà Móc Câu 200 g 110.000đ, hoặc Trà Bắc Truyền Thống túi 500 g tính từ giá 250.000đ/kg.
• Khách hàng. Ưu tiên hình thức và hạng trà cao hơn một bậc: Hộp Trà Sạch 6 Không 200 g 199.000đ hoặc Hộp Nõn Thượng Hạng 200 g 305.000đ.
• Đối tác. Chuyển sang nhóm set quà, từ 400.000đ đến 650.000đ mỗi suất.
• Trọng điểm. Chọn từng người: Hộp An Khang Trà 250 g 650.000đ, hoặc dòng trà đinh nếu người nhận uống trà.
• Quà kèm. Nếu cần một món nhỏ cho số lượng rất lớn, Hộp Vạn Phúc Trà 120 g niêm yết 38.000đ.

Phân hạng để hiểu khác biệt giữa các mã có ở bài các loại chè Thái Nguyên theo phẩm cấp và bài trà làm quà tặng doanh nghiệp.

Chia ngân sách xong thì tới lịch đặt. Các mốc theo tuần chúng tôi xếp riêng trong bài kế hoạch mua quà Tết theo mốc thời gian.

Trình duyệt và chốt số lượng

1. Trình bảng theo nhóm, không trình theo sản phẩm. Người duyệt nhìn tổng và nhìn mức mỗi nhóm.
2. Kèm hai phương án dự phòng cho nhóm đông nhất, một cao hơn và một thấp hơn mức đề xuất.
3. Chốt số suất trước khi chuyển cọc. Phần in riêng làm theo số lượng đã chốt.
4. Đặt dư 2–3% cho người mới vào và suất hỏng khi vận chuyển.
5. Bắt đầu từ tháng 10. Đó là mốc chúng tôi mở đơn hàng Tết; đơn đặt trước hàng Tết cọc 20%. Hạn chót chốt đơn Tết là 3 tuần trước Tết.

Hàng có sẵn giao trực tiếp trong 3–5 ngày, không công nợ, phần còn lại trả khi nhận hàng. Danh mục ở hộp trà quà tặng và trang quà tặng trà doanh nghiệp; giấy tờ cho hồ sơ mua sắm ở trang chứng nhận.

Kiểm lại bảng ngân sách trước khi trình

Trước khi gửi bảng đi, chạy qua sáu câu hỏi sau. Đây là những chỗ mà bảng ngân sách quà Tết hay sai.

1. Đã cộng phần dự phòng chưa? Thêm 2–3% số suất cho người mới vào và suất hỏng khi vận chuyển.
2. Đã tính phí vận chuyển chưa? Đơn từ 20 triệu đồng được hỗ trợ toàn bộ, nhưng đơn nhỏ hơn thì phải cộng vào.
3. Đã tính thiệp và đóng gói chưa? Hai khoản này nhỏ trên mỗi suất nhưng nhân với vài trăm thì không nhỏ.
4. Có nhóm nào bị sót không? Nhân viên thời vụ, cộng tác viên, người đang nghỉ chế độ.
5. Mức chi giữa hai nhóm liền kề có chênh quá xa không? Chênh gấp đôi giữa hai nhóm dễ gây so sánh.
6. Tổng đã nằm trong hạn mức chưa? Nếu vượt, điều chỉnh ở nhóm đông nhất trước.

Sáu câu này mất mười phút và tránh được vòng trình lại, vốn là thứ tốn thời gian nhất trong cả quy trình. Khi bảng đã chốt, gửi cho chúng tôi để đối chiếu mã và lượng hàng còn trước khi anh chị trình lên.