Gói mua định kỳ cho khách doanh nghiệp nhỏ: dòng tiền đều hơn

Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt. Bài này dành cho anh chị muốn có nguồn doanh thu lặp lại thay vì chỉ trông vào khách vãng lai. Số tiền trong ví dụ là giả định dựng từ giá niêm yết, không phải cam kết lợi nhuận.

Gói định kỳ giúp ổn định doanh thu thế nào

Ba thay đổi thấy rõ sau vài tháng:

• Lượng nhập dự đoán được. Anh chị biết tháng sau cần bao nhiêu kilôgam trước khi đặt hàng.
• Vốn ít bị kẹt. Hàng vào rồi ra theo lịch, không nằm lâu.
• Chi phí bán giảm. Không phải thuyết phục lại từ đầu mỗi lần.

Với điểm bán đang theo dõi doanh số duy trì theo quý (đại lý 9 triệu, tổng đại lý 30 triệu, nhà phân phối 150 triệu, tính theo giá trị nhập hàng), vài khách định kỳ giúp con số đó đỡ thất thường giữa các tháng.

Thiết kế gói theo tháng và quý

Nguyên tắc: gói phải dễ hiểu trong một câu. Khách không muốn đọc bảng phức tạp.

• Chọn 1–2 mã cố định, không để khách chọn lại mỗi kỳ.
• Cố định lượng và ngày giao, ví dụ ngày 5 hằng tháng.
• Thêm phần dịch vụ: hướng dẫn pha cho lễ tân, kèm gói ấm 10 g để pha nhanh.
• Cho phép đổi mã sau mỗi quý, để khách không thấy bị ràng buộc.

Quy cách tiện cho văn phòng là Tấm Đinh Túi Lọc 500 g gồm 50 gói và gói ấm 10 g; 1 kg trà rời pha được khoảng 100 ấm.

Ba gói mẫu và dòng tiền tương ứng

Bảng dưới là ví dụ giả định dựng từ giá niêm yết và chiết khấu đại lý 35%, để minh hoạ cách thiết kế gói. Anh chị điều chỉnh theo khách của mình.

Gói	Nội dung mỗi kỳ	Giá trị theo giá niêm yết	Giá vốn ước tính	Chênh lệch ước tính
Văn phòng nhỏ, theo tháng	1 túi Tấm Đinh Túi Lọc 500 g + 1 kg Trà Bắc	470.000đ	≈ 305.500đ	≈ 164.500đ
Văn phòng vừa, theo tháng	2 kg Trà Xanh Đặc Sản + 100 gói ấm 10 g	≈ 950.000đ	≈ 617.500đ	≈ 332.500đ
Khu tiếp khách, theo quý	3 kg Móc Câu Đặc Biệt + 2 kg Trà Bắc	1.850.000đ	≈ 1.202.500đ	≈ 647.500đ

Với gói theo quý, dòng tiền vào một lần nhưng phải trừ chi phí giao nhiều đợt nếu khách muốn nhận rải. Nên thống nhất trước điều này.

Thoả thuận giao hàng và thanh toán

Ba điều nên viết ra giấy, dù chỉ là tin nhắn xác nhận:

1. Ngày giao và người nhận. Văn phòng hay đổi người, nên ghi tên và số điện thoại.
2. Cách thanh toán. Trả khi nhận, hoặc chuyển khoản trong ngày giao.
3. Cách xử lý khi hàng có vấn đề. Giữ mã lô, chụp ảnh khi mở thùng.

Một điểm cần nói thẳng: hợp tác xã không cho công nợ với đối tác. Anh chị nhập hàng thì trả khi nhận, chỉ chuyển trước phí vận chuyển. Nếu anh chị chọn cho khách của mình nợ vài tuần, đó là quyết định riêng của cửa hàng và rủi ro nằm ở phía anh chị. Nên bắt đầu bằng thanh toán ngay, rồi mới nới ra với khách đã làm việc lâu.

Gói định kỳ cho phép anh chị lên cấp chiết khấu nhanh hơn. Mức chênh giữa các cấp có trong bài tính lãi thực cho đại lý trà.

Hàng giao trực tiếp cho mọi cấp trong 3–5 ngày; đơn nhập từ 20 triệu đồng được hỗ trợ 100% phí vận chuyển.

Giữ khách sau kỳ đầu

• Gọi lại sau kỳ giao đầu tiên để hỏi vị trà có hợp không. Đây là cuộc gọi quan trọng nhất.
• Đổi mã khi khách chê nhạt hoặc chê đậm, thay vì để họ âm thầm ngưng gói.
• Nhắc trước ngày giao một ngày.
• Gửi kèm hướng dẫn bảo quản cho khách, vì văn phòng hay để túi mở trên bàn.

Với khách doanh nghiệp có nhu cầu quà tặng vào cuối năm, gói định kỳ là cầu nối tự nhiên. Đơn quà in logo là đơn đặt riêng theo yêu cầu, cọc 20%, in logo miễn phí từ 200 suất; chi tiết ở trang quà tặng doanh nghiệp và bài trà làm quà tặng doanh nghiệp.

Chọn mã cho gói định kỳ

Khách văn phòng có ba yêu cầu gần như giống nhau: pha nhanh, dễ uống, không cần dụng cụ phức tạp. Vì vậy mã hợp nhất thường là dòng phổ thông và dòng tiện dụng, chứ không phải hạng cao nhất.

• Tấm Đinh Túi Lọc cho khu vực tự phục vụ, không cần cân đong.
• Trà Bắc Truyền Thống hoặc Trà Xanh Đặc Sản cho khu pha bằng ấm.
• Một mã hạng trung như Móc Câu Đặc Biệt để riêng cho phòng tiếp khách.

Cách phân hạng và điểm khác nhau giữa các dòng có trong bài các loại chè Thái Nguyên theo phẩm cấp; riêng dòng tấm và túi lọc thì xem bài trà tấm, Tấm Đinh, túi lọc. Nếu khách phàn nàn nước trà ở văn phòng hay bị chát, nguyên nhân thường nằm ở nhiệt độ nước và thời gian hãm, xem bài trà bị chát, đắng gắt.