Nhà phân phối trà Thái Nguyên: 3 mức vốn và 4 số liệu phải theo dõi

Tính vốn cho một nhà phân phối khu vực

Khác với đại lý bán lẻ, nhà phân phối phải gánh cả phần hàng cho các điểm bán cấp dưới, nên bài toán vốn khác hẳn. Bảng dưới đây là ba mức thường gặp.

Ngoài tiền hàng, một nhà phân phối cần tính thêm ba khoản mà đại lý bán lẻ không có: chi phí kho, chi phí giao hàng trong khu vực, và phần công nợ cho các điểm bán cấp dưới. Khoản công nợ thường là khoản bị xem nhẹ nhất; thực tế nó chiếm một phần đáng kể vốn lưu động của nhà phân phối.

Nguyên tắc an toàn là đừng để công nợ vượt quá một phần ba giá trị hàng trong kho. Một nhà phân phối cho nợ thoáng tay có thể tăng doanh số rất nhanh trong nửa năm đầu rồi kẹt tiền ngay khi bước vào mùa nhập hàng tết.

Một tháng làm việc của nhà phân phối trà

Nhiều người hình dung nhà phân phối chỉ là chỗ chứa hàng rồi chia ra. Thực tế công việc chia thành bốn nhóm khá rõ theo nhịp tháng.

Tuần đầu tháng là đi thăm các điểm bán: xem kệ còn hàng gì, mã nào chạy, mã nào đứng, có ai bày sai giá không. Đây là việc quan trọng nhất và cũng là việc hay bị bỏ nhất, vì nó không sinh tiền ngay. Nhưng một nhà phân phối không đi thăm điểm bán thì chỉ sau vài tháng là mất kiểm soát giá và mất luôn thông tin thị trường.

Tuần thứ hai là chốt đơn và giao hàng. Tuần thứ ba thường dành cho việc thu tiền và xử lý các vướng mắc: hàng lỗi, đổi mã, khách phàn nàn. Tuần cuối tháng là lúc tổng hợp số liệu và đặt hàng cho tháng sau với hợp tác xã.

Ngoài nhịp này, nhà phân phối còn hai việc chạy nền quanh năm: tìm thêm điểm bán mới và đào tạo lại cho những điểm đang yếu. Hai việc này quyết định khu vực có lớn lên hay không.

Nhà phân phối và đại lý: chia việc thế nào cho khỏi giẫm chân

Mâu thuẫn hay gặp nhất trong một hệ thống là nhà phân phối và đại lý cùng bán cho một khách. Tránh được chuyện này thì cả tuyến chạy êm.

Cách chia rõ nhất là theo loại khách. Đại lý bán lẻ cho người tiêu dùng và các quán nhỏ trong địa bàn mình. Nhà phân phối không bán lẻ trong địa bàn đã giao cho đại lý, mà tập trung vào khách khối lượng lớn: bếp ăn, khách sạn, cơ quan đặt quà, và việc cấp hàng cho các điểm bán.

Khi có một khách lớn nằm trong địa bàn của đại lý, cách xử lý công bằng là nhà phân phối cấp hàng còn đại lý đứng tên chăm sóc, phần lãi chia theo thoả thuận ghi trước bằng văn bản. Quy ước này phải có từ đầu, không đợi đến lúc phát sinh mới bàn.

Điểm cuối cùng: nhà phân phối là người giữ giá niêm yết cho cả khu vực. Nếu chính nhà phân phối bán phá giá để chạy số thì không còn ai giữ được giá nữa, và toàn tuyến rơi vào vòng cạnh tranh giá trong vài tháng.

Ba cách nhà phân phối mất tiền

Ba tình huống dưới đây là những chỗ thất thoát phổ biến nhất, và đều phòng được.

Thứ nhất là ôm hàng theo cảm hứng. Nhà phân phối có sức mua lớn nên dễ nhập nhiều cho được giá tốt, rồi hàng nằm kho qua mùa. Trà xanh ngon nhất trong sáu tháng đầu, phần tiết kiệm nhờ giá không bù nổi phần hàng xuống nước. Căn cứ để nhập phải là số bán thật của các điểm, không phải cảm giác.

Thứ hai là công nợ mất kiểm soát. Một điểm bán nợ vài triệu thì không sao, mười điểm cùng nợ là kẹt vốn. Nhà phân phối nên đặt hạn mức nợ cho từng điểm ngay từ đầu và giữ đúng, kể cả với người quen.

Thứ ba là bỏ bê khâu bảo quản trong kho. Kho của nhà phân phối chứa nhiều hàng và luân chuyển chậm hơn kệ bán lẻ, nên cần kê cách sàn cách tường, tránh nắng và tách riêng khỏi hàng có mùi. Một lô trà ám mùi kho là mất trắng, và tệ hơn là mất uy tín với toàn bộ điểm bán đã nhận lô đó.

Bộ số liệu cần theo dõi hàng tháng

Quản một khu vực bằng cảm giác thì chỉ chạy được vài tháng. Bốn con số dưới đây là tối thiểu cần ghi lại đều đặn.

Con số thứ nhất là sản lượng bán ra theo từng mã, tính cho cả khu vực. Nó cho biết bộ hàng nào nên giữ và mã nào nên bỏ khỏi danh mục nhập.

Con số thứ hai là số điểm bán có phát sinh đơn trong tháng, so với tổng số điểm đang có. Tỷ lệ này tụt xuống là dấu hiệu sớm nhất của việc hệ thống đang yếu đi, sớm hơn cả doanh thu.

Con số thứ ba là vòng quay hàng trong kho, tính bằng số ngày trung bình một lô nằm kho trước khi xuất. Vòng quay chậm dần nghĩa là đang nhập quá tay so với sức bán.

Con số thứ tư là công nợ theo từng điểm, kèm số ngày quá hạn. Ghi bốn con số này mỗi tháng trên một trang giấy là đủ để thấy trước phần lớn rắc rối từ hai ba tháng trước khi nó xảy ra.

Nguồn gốc lô trà

Hàng phân phối đến từ vùng nguyên liệu Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên, hái tay 100%. Cơ sở Gò Lớn (xã Đại Từ) làm Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản; cơ sở La Bằng làm từ Móc Câu Đặc Biệt trở lên, xưởng đạt ISO 22000:2018. Mỗi lô có mã in trên bao bì. Nhà phân phối dùng mã lô và hồ sơ pháp lý, chứng nhận để trả lời đại lý và khách khi được hỏi nguồn gốc.