Gửi mẫu trà cho khách nước ngoài: chuẩn bị bộ mẫu, hồ sơ kèm theo và chuyển phát

Bài này dành cho doanh nghiệp xuất khẩu và nhân viên kinh doanh quốc tế sắp gửi mẫu trà cho khách nước ngoài. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, nhà sản xuất chè ở Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên. Chúng tôi cấp mẫu cho doanh nghiệp tại Việt Nam, doanh nghiệp gửi tiếp cho khách của mình. Mẫu là lần đầu khách chạm vào hàng, nên một bộ mẫu cẩu thả có thể kết thúc cuộc trao đổi trước khi bắt đầu.

Khách nước ngoài muốn nhận mẫu gì

Người mua gửi yêu cầu mẫu thường đã có ý định cụ thể: họ cần một loại trà cho một sản phẩm, một kênh bán. Hỏi rõ trước khi đóng mẫu.

Loại người mua	Muốn thấy trong mẫu	Nên gửi
Nhà máy túi lọc, nhà pha chế	Ra màu, độ đậm, đồng đều kích cỡ	Trà tấm theo thông số, kèm thông tin khả năng cấp lặp lại
Nhà phân phối trà đặc sản	Ngoại hình cánh, hương, vị, câu chuyện vùng trồng	2–3 hạng búp gần nhau về giá để khách so
Thương hiệu bán lẻ	Sản phẩm hoàn thiện, bao bì, khả năng in nhãn riêng	Mẫu thành phẩm đóng gói, thông tin OEM
Cửa hàng thực phẩm châu Á	Vị quen, quy cách nhỏ, giá	Túi 100 g, 200 g thành phẩm

Không nên gửi “đủ mọi loại cho khách chọn”. Khách không có thời gian pha thử mười mẫu, và một mẫu lệch sẽ làm họ nghi cả bộ. Nếu khách chưa nói rõ, hỏi họ ba câu: dùng để làm gì, bán ở kênh nào, mức giá mục tiêu.

Đóng mẫu: khối lượng, nhãn tiếng Anh, mã lô

• Khối lượng: đủ để khách pha thử vài lần theo cách của họ, và để họ gửi một phần cho phòng thí nghiệm nếu cần. Hỏi khách lượng họ muốn nhận.
• Túi: túi kín, chống ẩm, có thể hàn miệng. Không dùng túi zip mỏng cho hàng đi xa.
• Nhãn tiếng Anh trên từng túi: tên hạng, mã lô, ngày sản xuất, khối lượng, nơi sản xuất, cách pha gợi ý.
• Cùng lô với hàng bán: mẫu phải lấy từ lô anh chị có thể cấp. Gửi mẫu từ lô đẹp nhất rồi giao lô khác là cách nhanh nhất để mất khách.
• Mẫu đối chứng: giữ lại ở Việt Nam một phần cùng mã lô, để khi khách phản hồi, hai bên nói về đúng một thứ.
• Không ghi công bố về hữu cơ, công dụng sức khoẻ trên nhãn mẫu nếu không có giấy tờ tương ứng.

Với mẫu lấy từ hợp tác xã, mỗi túi đã có mã lô. Anh chị ghi lại mã lô trên nhãn tiếng Anh để truy ngược khi cần.

Tài liệu kèm: spec, phiếu kiểm nghiệm

Tài liệu	Nội dung	Lưu ý
Spec sheet	Tên hạng, chuẩn hái, mô tả cánh và nước, độ ẩm, quy cách, hạn dùng, bảo quản	Một trang cho mỗi hạng, bằng tiếng Anh
Phiếu kiểm nghiệm	Chỉ tiêu dư lượng, kim loại nặng, phòng thí nghiệm, ngày lấy mẫu	Ghi rõ phiếu thuộc mẫu nào. Không trình bày phiếu của một hạng như phiếu của mọi hạng
Giấy tờ cơ sở	An toàn thực phẩm, ISO, VietGAP	Ghi rõ phạm vi và cơ sở được cấp
Company profile	Năng lực, vùng trồng, liên hệ	Ghi cả những gì chưa có
Thư kèm mẫu	Danh sách mẫu, giá chỉ dẫn, điều kiện giao, hạn phản hồi	Ngắn, có tên người phụ trách

Với mẫu TRAVINA, phiếu kiểm nghiệm gần nhất là 78102025/KQKN, phòng VILAS 1098 (ILAC-MRA), mẫu Trà Đinh ngày 24/10/2025, 10/10 chỉ tiêu dư lượng thuốc bảo vệ thực vật không phát hiện. Anh chị ghi rõ đây là phiếu của mẫu Trà Đinh, gồm 10 hoạt chất, chưa phải phiếu quét đa dư lượng. Cơ sở La Bằng đạt ISO 22000:2018 (GOODVN91025.FSMS). Bản chụp giấy tờ có trong bài hồ sơ pháp lý và chứng nhận TRAVINA. Bản tiếng Anh ở trang certificates and licences của travina.com.vn.

Chuyển phát nhanh: quốc gia hạn chế thực phẩm

Mẫu trà là thực phẩm. Nhiều nước có quy định riêng với thực phẩm gửi qua đường chuyển phát, kể cả khi chỉ là mẫu không bán. Một số hãng chuyển phát cũng có danh mục hàng thực phẩm hạn chế riêng.

Việc cần làm	Hỏi ai
Nước đích có nhận mẫu trà khô qua chuyển phát không, cần giấy gì	Hãng chuyển phát, người nhận
Khai hàng: tên hàng, mã HS, giá trị, ghi rõ “sample, no commercial value” nếu đúng	Hãng chuyển phát
Người nhận có phải khai báo với cơ quan quản lý thực phẩm không	Người nhận, nhà nhập khẩu của họ
Ai trả thuế, phí tại nước đích	Thoả thuận với người nhận trước khi gửi
Thời gian dự kiến, cách theo dõi vận đơn	Hãng chuyển phát

Với Mỹ, khai báo trước lô hàng thực phẩm (Prior Notice) với FDA là phần việc phía nhập khẩu. Anh chị nên hỏi người nhận có sẵn đơn vị hỗ trợ khai báo không trước khi gửi. Không khai “tea” thành hàng khác để tránh kiểm tra, vì mẫu bị giữ hoặc tiêu huỷ còn tốn hơn một lần gửi đúng.

Mẫu trà hút ẩm và hút mùi. Không gửi chung hộp với cà phê, gia vị, mỹ phẩm. Yêu cầu từng thị trường với lô hàng chính thức có trong bài xuất khẩu chè Việt Nam: số liệu và hồ sơ cần có.

Theo dõi phản hồi sau khi gửi

1. Ngày gửi: email cho khách mã vận đơn, danh sách mẫu, mã lô.
2. Khi hàng tới: hỏi mẫu có nguyên vẹn không, túi còn kín không.
3. Hẹn lịch phản hồi: hỏi khách khi nào pha thử, ai trong công ty quyết định.
4. Nhận phản hồi: hỏi cụ thể về màu nước, hương, vị, cánh, và điểm họ muốn điều chỉnh. Ghi theo mã lô.
5. Nếu khách muốn điều chỉnh: đối chiếu với mẫu đối chứng, trao đổi với xưởng xem có hạng hoặc lô gần hơn không.
6. Nếu khách im lặng: nhắc lại một hai lần, rồi hỏi thẳng họ còn quan tâm không. Đừng gửi thêm mẫu khi chưa có phản hồi về mẫu cũ.

Sàng lọc khách trước khi gửi mẫu cũng quan trọng. Khách nghiêm túc thường sẵn sàng trả phí gửi mẫu và hỏi thông số trước khi đòi mẫu.

Xin mẫu từ xưởng cho khách của anh chị

Doanh nghiệp tại Việt Nam xin mẫu từ hợp tác xã theo cách sau:

• Gửi hạng trà khách quan tâm, thị trường, loại người mua, quy cách mẫu mong muốn.
• Hợp tác xã gửi 3–5 mẫu kèm mã lô và báo giá trong 24 giờ làm việc. Mẫu miễn phí, anh chị trả phí ship trong nước.
• Anh chị đóng lại bộ mẫu theo yêu cầu khách, gắn nhãn tiếng Anh, và gửi chuyển phát quốc tế.
• Khi khách chốt, lô hàng giao theo mẫu đối chứng đã duyệt. Đơn sỉ từ 10 kg; OEM nhãn riêng báo theo từng đơn.

Hợp tác xã chưa đăng ký FDA và GACC dưới tên mình; hàng xuất hiện làm qua nhà nhập khẩu. Anh chị nói rõ điều này với khách ngay từ thư kèm mẫu. Các hạng đi được số lượng lớn có trong bài nguồn chè Thái Nguyên số lượng lớn. Trước khi gửi mẫu, anh chị có thể tự kiểm hàng theo bài 7 cách kiểm chứng trà Thái Nguyên thật – giả.