Tiếp cận doanh nghiệp quanh điểm bán: cách làm

Mỗi phường xã chỉ có một đại lý của Hợp tác xã Tâm Trà Việt, nên toàn bộ khách doanh nghiệp trong địa bàn là phần việc của điểm bán đó. Hợp tác xã chăm sóc khách lớn và chuyển khách nhỏ về đại lý địa phương. Bài này là cách làm phần việc tại địa bàn.

Quanh điểm bán có những khách doanh nghiệp nào

Cách lập danh sách trong một buổi: mở bản đồ, khoanh bán kính ba cây số, ghi lại mọi toà văn phòng, cơ quan, trường học, khách sạn và nhà hàng. Một khu vực trung bình cho ra ba đến năm mươi địa chỉ. Sắp xếp theo nhóm và theo khoảng cách, rồi đi theo tuyến.

Ba nhóm nên ưu tiên vì mua đều và ít đổi nhà cung cấp:

• Cơ quan và trường học: mua trà cho phòng họp và phòng tiếp khách, đều đặn hằng tháng.
• Khách sạn: trà đặt phòng, dùng gói nhỏ, số lượng ổn định.
• Quán và nhà hàng: mua theo kg, lượng lớn, nhạy về giá vốn mỗi ấm.

Cách tiếp cận lần đầu

1. Đi vào giờ vắng, tránh đầu giờ sáng và giờ nghỉ trưa.
2. Hỏi gặp người phụ trách hành chính với cơ quan, hoặc bếp trưởng với nhà hàng. Đừng cố gặp giám đốc ngay lần đầu.
3. Nói một câu về mình, một câu về hàng: “Em là đại lý của hợp tác xã sản xuất trà ở Đại Từ, Thái Nguyên. Em gửi anh chị ba mẫu để pha thử, không tính phí.”
4. Để lại mẫu và tờ giới thiệu, hẹn quay lại sau ba đến năm ngày.
5. Quay lại đúng hẹn. Đây là bước quyết định, và cũng là bước nhiều người bỏ.

Mẫu thử của hợp tác xã là miễn phí, khách chỉ trả phí vận chuyển nếu gửi đi xa. Với khách trong địa bàn, đại lý mang tới tận nơi thì không phát sinh khoản nào.

Bảng kịch bản tiếp cận theo nhóm khách

Nhóm khách	Gặp ai	Mẫu mang theo	Câu mở đầu
Văn phòng công ty	Hành chính, nhân sự	Gói ấm 10 g, Tấm Đinh Túi Lọc	“Trà cho phòng họp, gói sẵn 10 g, pha một ấm vừa đủ”
Cơ quan, trường học	Văn phòng, hành chính	Trà Bắc, Trà Xanh Đặc Sản	“Bên em có hoá đơn đầy đủ, giao trong khu vực”
Khách sạn	Quản lý buồng phòng	Gói ấm 10 g, túi lọc	“Trà đặt phòng, quy cách gói nhỏ, hạn dùng 12 tháng”
Nhà hàng, quán	Bếp trưởng, chủ quán	Trà Bắc Truyền Thống, Tấm Đinh	“Một kg pha khoảng 100 ấm, để em tính giúp anh chị giá vốn mỗi ấm”
Ngân hàng, phòng giao dịch	Hành chính, marketing	Hộp trà 200 g, set quà nhỏ	“Quà tri ân khách, in logo miễn phí từ 200 suất”
Công ty mua quà Tết	Hành chính, công đoàn	Ảnh set quà, bản in thử	“Đơn Tết mở từ tháng 10, đặt sớm để kịp in logo”

Với nhóm quán và nhà hàng, cách thuyết phục mạnh nhất là ngồi tính giá vốn mỗi ấm ngay trước mặt họ. Cách tính có trong bài 1 kg Trà Bắc pha được bao nhiêu ấm và bảng giá cho quán có trong bài giá sỉ Trà Bắc cho quán cà phê, trà đá, nhà hàng.

Việc tiếp cận doanh nghiệp nên gắn với các mốc trong năm chứ không làm rời rạc. Các mốc đó nằm ở lịch nội dung 12 tháng cho cửa hàng trà.

Bộ tài liệu và mẫu gửi kèm

• Ba gói mẫu ở ba mức giá, dán nhãn ghi tên mã và thông số pha.
• Một trang bảng giá in sẵn, có ngày áp dụng.
• Bản sao giấy uỷ quyền phân phối có mã QR, để khách biết mình làm việc với ai.
• Một trang giấy tờ: chứng nhận an toàn thực phẩm, ISO 22000 của cơ sở La Bằng, VietGAP cho vùng trồng.
• Danh thiếp và một dòng ghi tay về ngày sẽ quay lại.

Đừng để lại tập tài liệu dày. Người nhận sẽ không đọc, và tập giấy đó rơi vào ngăn kéo. Năm thứ trên vừa đủ đặt trong một túi giấy nhỏ.

Theo dõi và chăm sóc sau lần đầu

1. Ghi sổ: tên đơn vị, người gặp, ngày gặp, mẫu đã để lại, ngày hẹn quay lại.
2. Quay lại lần hai để hỏi vị trà hợp không, chứ không phải để hỏi có mua không.
3. Chốt đơn nhỏ trước. Một đơn năm ký cho phòng họp dễ chốt hơn một đơn lớn, và mở đường cho các đơn sau.
4. Gửi hướng dẫn pha kèm đơn đầu tiên. Khách pha đúng thì mới đặt lại.
5. Nhắc trước mùa quà. Từ tháng 10, liên hệ lại toàn bộ danh sách để hỏi về kế hoạch quà Tết.

Với khách doanh nghiệp, ba điểm hay chốt được đơn: giao hàng trong khu vực, hoá đơn đầy đủ, và hỗ trợ vận chuyển. Hợp tác xã hỗ trợ 100% phí vận chuyển cho đơn từ 20 triệu đồng, và giao hàng trực tiếp cho mọi cấp trong 3–5 ngày.