Nguồn trà sen ở Hà Nội: bản đồ nhà cung cấp trước khi anh chị nhập lô đầu

Bài này dành cho cửa hàng quà, cửa hàng đặc sản, đại lý trà và đơn vị mua quà biếu tại Hà Nội. Chúng tôi là Hợp tác xã Tâm Trà Việt, sản xuất trà tại Đại Từ và La Bằng, Thái Nguyên, có văn phòng đại diện tại Hà Nội. Bài không nêu tên cửa hàng nào. Bài mô tả mô hình cung ứng, để anh chị biết mình đang đứng trước nhóm nào và hỏi đúng câu.

Ba nhóm nhà cung cấp trà sen tại Hà Nội

Hộ ướp truyền thống quanh hồ

Nhóm này làm theo nghề gia đình, mỗi vụ ướp một lượng có hạn, thường bán cho khách quen và khách lẻ. Hàng thường tinh, nhưng sản lượng nhỏ nên khó cam kết số lượng cho cả năm. Phần lớn bán theo bông, không đóng gói công nghiệp, và ít khi có phiếu kiểm nghiệm theo lô. Nếu anh chị chỉ cần vài chục hộp cho dịp Tết, nhóm này hợp lý. Nếu cần hàng đều quanh năm cho chuỗi cửa hàng thì khó.

Cơ sở sản xuất có xưởng và giấy tờ

Nhóm này có pháp nhân, có giấy an toàn thực phẩm, đóng gói theo quy cách cố định, in mã lô, xuất hoá đơn. Giá thường không mặc cả được nhiều vì đã tính đủ chi phí tuân thủ. Đổi lại, anh chị có hồ sơ để trưng ra khi khách hỏi, và có chỗ để đòi trách nhiệm khi lô hàng có vấn đề.

Hàng sang tay

Nhóm này gom từ nhiều nguồn rồi bán lại, thường xuất hiện đúng lúc thị trường thiếu hàng. Ưu điểm là luôn có sẵn và giá mềm. Nhược điểm là mỗi lần lấy có thể là một nguồn khác nhau, nên vị và hương lệch giữa các lần, và gần như không có hồ sơ lô.

Hỏi gì để biết hàng ướp ở đâu

Năm câu dưới đây hỏi trong năm phút, qua tin nhắn cũng được.

1. Lô này ướp ở xưởng nào, địa chỉ cụ thể?
2. Trà nền là hạng gì, mua của ai?
3. Ướp vụ nào, đóng gói ngày nào, hạn đến khi nào?
4. Còn mẫu lưu của lô này không, cho tôi xin một phần?
5. Hoá đơn xuất tên đơn vị nào?

Người tự làm trả lời được cả năm câu mà không cần hỏi lại ai. Đó là toàn bộ mẹo. Về phần kỹ thuật, cách ướp bông, ướp gạo sen và phân hạng chúng tôi viết ở bài phân hạng trà sen Tây Hồ theo cách ướp; lịch sử dòng trà này ở bài trà sen đi từ cung đình đến quà biếu hôm nay.

Bảng so giá, quy cách và mùa hàng

Tiêu chí	Hộ ướp truyền thống	Cơ sở có xưởng	Hàng sang tay
Quy cách	Theo bông, gói giấy	Hộp, túi có nhãn và mã lô	Tuỳ lần, không cố định
Sản lượng cam kết	Nhỏ, theo vụ	Theo hợp đồng	Có sẵn nhưng không cam kết
Mùa hàng	Ướp vụ hè, bán dần	Ướp vụ hè, chia lô bán cả năm	Bất kỳ lúc nào
Hoá đơn	Thường không	Có	Thường không
Hồ sơ lô	Ít	Đủ	Không
Mức giá	Chênh theo vụ và theo người làm	Niêm yết, ít co giãn	Thấp hơn nhưng đổi liên tục
Hợp với	Đơn nhỏ, khách quen	Chuỗi, quà doanh nghiệp	Bù hàng gấp, rủi ro cao

Một điểm anh chị cần nhớ khi lên kế hoạch nhập: sen bách diệp Tây Hồ chỉ nở vào mùa hè. Trà sen bán tháng 12 là hàng đã ướp từ vụ hè trước đó rồi bảo quản, không phải hàng vừa ướp. Nguồn nào nói “vừa ướp xong” vào giữa mùa đông thì anh chị nên hỏi lại cho rõ.

Nhận mẫu và đối chiếu giữa các lô

Đừng đánh giá bằng một lần pha. Cách làm của chúng tôi khi kiểm nội bộ, anh chị áp dụng được ngay tại cửa hàng:

• Pha ba mẫu cùng lúc, cùng lượng trà, cùng nhiệt độ nước, cùng thời gian hãm.
• Ghi lại ba điểm cho mỗi mẫu: hương ở nước đầu, hương còn lại ở nước thứ ba, và vị hậu.
• Giữ lại một phần mỗi mẫu trong túi kín, dán nhãn ngày. Khi lô tiếp theo về, pha lại cùng mẫu cũ để biết nguồn có ổn định không.

Hương sen thật nhạt dần theo từng nước. Hương đến từ phụ liệu thường mạnh ở nước đầu rồi mất hẳn từ nước thứ hai. So sánh giữa trà sen với trà nhài, trà bưởi có trong bài chọn trà hoa nào cho cửa hàng và quà biếu.

Danh sách địa chỉ chỉ là điểm bắt đầu. Anh chị vẫn nên chạy từng nơi qua bộ tiêu chí kiểm nhà cung cấp trước khi đặt lô đầu.

Ràng buộc gì trong đơn hàng đầu tiên

Ba điều nên ghi thành văn bản, dù đơn nhỏ.

• Mã lô và mẫu lưu. Mỗi bên giữ một phần mẫu niêm phong của lô giao.
• Điều kiện trả hàng. Trường hợp nào được trả, trong bao lâu, ai chịu phí.
• Cam kết nguồn. Nếu nhà cung cấp đổi trà nền hoặc đổi xưởng ướp thì phải báo trước.

Ở hợp tác xã, hàng có sẵn trong danh mục thì không cọc, không công nợ, giao COD trong 3–5 ngày, anh chị chỉ chuyển trước phí vận chuyển; đơn từ 20 triệu đồng được hỗ trợ 100% phí vận chuyển. Cọc 20% chỉ áp dụng cho đơn đặt riêng theo yêu cầu và đơn đặt trước hàng Tết mở từ tháng 10. Đơn nhập đầu tiên còn được mua lại 70% giá buôn trong 06 tháng, với hàng nguyên seal, còn hạn và kèm phiếu xuất kho gốc.

Về giá tham chiếu để anh chị tính bài toán bán lại: Trà Sen Tây Hồ hộp 1 bông 15 g là 90.000đ, Gạo Sen Bách Diệp hộp thiếc 100 g là 900.000đ, set Tâm Trà Thanh Liên 550.000đ. Chiết khấu nhóm trà 35% cho đại lý, 40% tổng đại lý, 45% nhà phân phối; set quà 30%, 35% và 45%. Văn phòng đại diện Hà Nội của chúng tôi ở tầng 1 toà Meco Complex, ngõ 102 Trường Chinh, phường Kim Liên, nên anh chị ở Hà Nội xem hàng thật và nhận mẫu không phải lên Thái Nguyên.