Giao hàng trà sỉ đi tỉnh xa: 3 hình thức và 4 bước kiểm

Chọn hình thức giao hàng theo khối lượng đơn

Không có một cách giao hàng đúng cho mọi đơn. Chọn sai hình thức là cách phổ biến nhất khiến chi phí giao hàng nuốt hết phần lãi của một đơn nhỏ.

Nguyên tắc chung là khối lượng càng lớn thì chi phí giao hàng trên mỗi ký càng giảm, nhưng đổi lại phải chờ gom chuyến. Đại lý ở tỉnh xa nên chấp nhận chờ thêm một hai ngày để gộp đơn lớn, thay vì đặt lắt nhắt mỗi tuần vài ký.

Điều thứ hai cần tính là mùa. Vào cao điểm trước tết, mọi hình thức giao hàng đều chậm hơn bình thường vài ngày. Đơn cho mùa đó phải đặt sớm hơn thói quen, không phải vì xưởng chậm mà vì cả hệ thống vận chuyển đều quá tải.

Bốn thứ cần kiểm ngay khi nhận kiện

Việc kiểm lúc nhận quyết định ai chịu trách nhiệm nếu có vấn đề, nên đừng ký nhận cho nhanh rồi mới mở ra xem.

Thứ nhất là đếm số kiện và đối chiếu với phiếu. Thiếu kiện phát hiện lúc ký thì bên giao hàng xử lý; phát hiện sau thì rất khó chứng minh.

Thứ hai là nhìn tình trạng ngoài thùng: móp, rách, ướt, dấu hiệu bị đè. Chụp ảnh ngay tại chỗ trước khi mở. Thứ ba là kiểm tra các gói hút chân không xem còn căng hay đã xì; gói xì nghĩa là trà đã tiếp xúc không khí trong suốt hành trình.

Thứ tư là đối chiếu mã hàng và số lượng từng mã với đơn đặt. Sai mã là lỗi hay gặp khi đơn có nhiều quy cách, và phát hiện sớm thì đổi rất nhanh.

Làm đủ bốn bước này mất chừng mười phút, nhưng nó là toàn bộ cơ sở để khiếu nại nếu lô hàng có vấn đề.

Khi hàng có vấn đề: quy trình xử lý

Hàng đi đường dài thì rủi ro là có thật. Điều quan trọng là xử lý theo đúng thứ tự thay vì tranh luận.

Bước một là chụp ảnh đầy đủ ngay khi phát hiện: ảnh thùng ngoài, ảnh gói bên trong, ảnh phiếu giao hàng. Bước hai là báo cho hợp tác xã trong vòng hai mươi bốn giờ kể từ lúc nhận, kèm mã đơn và ảnh.

Bước ba là giữ nguyên hiện trạng phần hàng có vấn đề, không bán ra và không bỏ đi, cho tới khi hai bên thống nhất cách xử lý. Bước bốn là thống nhất phương án: đổi lô, bù hàng vào đơn sau, hoặc trừ vào công nợ.

Quy trình này nghe hình thức nhưng nó bảo vệ cả hai phía. Đại lý làm đúng bốn bước gần như luôn được giải quyết; đại lý báo sau một tuần, không có ảnh, đã bán bớt một phần thì rất khó xác định lỗi phát sinh ở khâu nào.

Giảm chi phí giao hàng mà không tăng rủi ro

Có bốn cách giảm phần chi phí giao hàng trong giá vốn, và cả bốn đều an toàn.

Cách thứ nhất là gộp đơn theo lịch cố định thay vì đặt tuỳ hứng. Cách thứ hai là gom chung với các điểm bán cùng tuyến; nhiều đại lý ở cùng một tỉnh đặt cùng ngày thì được ghép chuyến.

Cách thứ ba là chọn quy cách phù hợp: hộp cứng chiếm nhiều thể tích nên cước tính theo khối lượng quy đổi thường cao hơn người bán tưởng. Với đơn có nhiều hộp quà, nên tính thử cả hai cách quy đổi trước khi chốt.

Cách thứ tư là đặt sớm trước mùa cao điểm. Cùng một tuyến, cùng một khối lượng, giá và tốc độ giao hàng trong tháng Mười một khác hẳn trong tháng Chạp. Đặt sớm vừa rẻ hơn vừa chắc chắn có hàng đúng hẹn.

Lịch giao hàng theo mùa: hai mốc phải nhớ

Thời gian giao hàng không cố định quanh năm, và hai mốc dưới đây là lúc mọi tính toán thường lệ đều sai.

Mốc thứ nhất là từ giữa tháng Chạp đến sát tết. Cả nước cùng gửi hàng, các tuyến giao hàng quá tải, và thời gian thực tế có thể gấp đôi ngày thường. Đơn cho mùa này nên chốt từ đầu tháng Mười một, đặc biệt với hàng hộp và hàng in tên riêng.

Mốc thứ hai là mùa mưa bão, khoảng tháng Bảy đến tháng Mười tuỳ vùng. Các tuyến miền Trung và tuyến lên vùng cao có thể gián đoạn vài ngày. Đại lý ở những tuyến này nên giữ lớp hàng đệm dày hơn trong giai đoạn đó thay vì trông vào việc giao hàng đúng hẹn.

Ngoài hai mốc trên, có một mẹo nhỏ: đặt vào đầu tuần thường nhận sớm hơn đặt cuối tuần, vì kiện hàng không phải nằm chờ qua ngày nghỉ ở kho trung chuyển.

Ba câu nên hỏi trước khi chốt một đơn giao hàng đi xa

Hỏi trước ba câu này tiết kiệm được rất nhiều lần gọi điện qua lại sau đó.

Câu thứ nhất: đơn này đi bằng hình thức giao hàng nào và dự kiến bao nhiêu ngày. Con số dự kiến giúp đại lý biết có kịp mùa bán hay không, và có cần đặt sớm hơn lần sau không.

Câu thứ hai: phí giao hàng tính theo khối lượng thật hay khối lượng quy đổi. Với đơn nhiều hộp quà, hai cách tính cho ra hai con số rất khác nhau, và biết trước thì có thể đổi quy cách cho hợp lý.

Câu thứ ba: ai đứng tên nhận và số điện thoại nào trên phiếu giao hàng. Nghe nhỏ nhưng phần lớn các đơn bị chậm là vì bên giao hàng không liên lạc được với người nhận, chứ không phải vì hàng đi chậm.

Nguồn gốc lô trà

Hàng xuất đi các tỉnh được đóng gói tại cơ sở sản xuất của hợp tác xã. Trà Bắc Truyền Thống và Trà Xanh Đặc Sản làm tại cơ sở Gò Lớn, xã Đại Từ; từ Móc Câu Đặc Biệt trở lên làm tại cơ sở La Bằng, xưởng đạt ISO 22000:2018. Hợp tác xã có kho lạnh giữ trà thành phẩm trước khi xuất. Mỗi túi có mã lô, đi kèm phiếu xuất kho để anh chị đối chiếu khi nhận. Xem hồ sơ pháp lý và chứng nhận.