Điều chỉnh giá trà cho đại lý: 4 quy tắc và cơ chế bù chênh 30 ngày

Vì sao phải điều chỉnh giá trà, không thể cố định mãi

Câu hỏi hợp tác xã nhận nhiều nhất từ đại lý mới là: đã có bảng giá rồi thì sao còn phải điều chỉnh giá. Câu trả lời nằm ở chỗ trà là nông sản, không phải hàng công nghiệp. Giá vốn một ký trà thành phẩm được ghép từ ba khoản luôn nhúc nhích: giá búp tươi tại nương, công hái, và chi phí bao bì cùng vận chuyển. Khi một trong ba khoản này lệch quá biên độ hợp tác xã tự chịu được, việc điều chỉnh giá là bắt buộc, nếu không thì hoặc hợp tác xã lỗ, hoặc chất lượng bị bớt xén để bù vào.

Giá búp tươi là khoản biến động mạnh nhất. Vụ xuân đầu tháng Ba búp lên chậm, sản lượng thấp, giá búp tươi có thể cao hơn vụ hè tới ba đến bốn lần cho cùng một hạng búp. Vụ hè mưa nhiều, búp lên nhanh nhưng nước búp loãng, phải hái chọn kỹ hơn nên công hái đội lên. Vụ đông sương muối, có năm cả vùng gần như không có búp đạt chuẩn một tôm hai lá.

Một bảng giá cố định quanh năm chỉ có hai cách tồn tại: hoặc lấy giá vụ đắt nhất áp cho cả năm, khiến khách mua vụ rẻ phải trả oan, hoặc lấy giá trung bình rồi hạ chuẩn nguyên liệu vào vụ đắt. Hợp tác xã chọn cách thứ ba là điều chỉnh giá công khai theo vụ, và nói rõ lý do mỗi lần điều chỉnh giá.

Công hái là khoản thứ hai. Hái trà vẫn là việc thủ công, một người hái giỏi cả buổi được vài chục ký búp tươi. Vào chính vụ cả vùng cùng cần người, công hái tăng theo ngày. Khoản thứ ba là bao bì và vận chuyển: giá giấy, giá túi hút chân không, cước xe khách và cước chuyển phát đều có đợt lên. Ba khoản này cộng lại quyết định thời điểm hợp tác xã phải ra thông báo điều chỉnh giá.

Điều chỉnh giá tăng: bốn việc đại lý cần làm trong tháng báo trước

Nguyên tắc báo trước một tháng không phải là thủ tục cho có. Đó là khoảng thời gian hợp tác xã cố ý để lại cho đại lý xoay xở. Khi nhận thông báo điều chỉnh giá theo hướng tăng, có bốn việc nên làm ngay trong tháng đó.

Việc thứ nhất là đếm hàng tồn thật. Không đếm theo sổ mà mở kho đếm từng mã, ghi rõ ngày nhập của mỗi lô. Số này quyết định đại lý cần nhập thêm bao nhiêu trước ngày điều chỉnh giá có hiệu lực. Việc thứ hai là nhập bù ở mức vừa phải. Nhiều đại lý nghe tin điều chỉnh giá liền ôm hàng gấp ba gấp bốn bình thường.

Trà không phải hàng để càng lâu càng tốt; trà xanh Thái Nguyên ngon nhất trong sáu tháng đầu, ôm nhiều quá thì phần tiết kiệm được nhờ giá cũ không bù nổi phần hàng xuống nước. Mức hợp lý là nhập đủ cho một chu kỳ bán bình thường cộng thêm khoảng một nửa chu kỳ.

Việc thứ ba là chuẩn bị lời giải thích cho khách quen. Khách mua đều hàng tháng sẽ nhận ra ngay khi giá đổi. Nếu đại lý im lặng rồi báo giá mới vào phút chót, khách nghĩ là bị đội giá. Nếu đại lý nói trước, kèm lý do đúng như thông báo điều chỉnh giá của hợp tác xã, phần lớn khách chấp nhận và thậm chí đặt thêm trước ngày hiệu lực. Việc thứ tư là sửa bảng giá đang dán ở cửa hàng, trên trang bán hàng và trong các nhóm chat khách quen, đúng ngày điều chỉnh giá có hiệu lực chứ không sửa sớm.

Điều chỉnh giá giảm: cơ chế bù chênh 30 ngày hoạt động thế nào

Điều chỉnh giá không phải lúc nào cũng theo hướng tăng. Vào vụ được mùa hoặc khi hợp tác xã tối ưu được khâu đóng gói, giá một số mã được kéo xuống. Lúc này vấn đề ngược lại: đại lý vừa nhập giá cũ, nay giá mới thấp hơn, hàng trong kho thành hàng giá cao. Cơ chế bù chênh sinh ra để xử lý đúng tình huống này.

Tình trạng lô hàng	Cách xử lý khi điều chỉnh giá giảm
Nhập trong vòng 30 ngày trước ngày hiệu lực, còn tồn	Hợp tác xã bù đủ phần chênh lệch, trừ vào đơn kế tiếp
Nhập trên 30 ngày, còn tồn	Không bù chênh, đại lý tự cân đối
Đã bán hết trước ngày hiệu lực	Không phát sinh bù chênh

Để nhận bù chênh, đại lý gửi về phòng kinh doanh ba thứ: ảnh chụp số lượng tồn theo từng mã, số hoá đơn hoặc mã đơn của lần nhập tương ứng, và ngày nhận hàng. Hợp tác xã đối chiếu với sổ xuất kho rồi trừ thẳng vào đơn kế tiếp, không chuyển tiền mặt. Thời hạn gửi là mười lăm ngày kể từ ngày điều chỉnh giá có hiệu lực; quá hạn thì lô đó coi như đã tiêu thụ.

Giữ giá niêm yết: vì sao đây là điều kiện bắt buộc

Mọi cơ chế điều chỉnh giá ở trên chỉ có ý nghĩa nếu cả hệ thống bán cùng một giá. Đây là điều khoản hợp tác xã giữ chặt nhất. Có ba dạng phá giá thường gặp, và cả ba đều bị tính là vi phạm.

Dạng thứ nhất là hạ giá bán trên sàn thương mại điện tử bằng cách gánh voucher. Nhìn thì tưởng là tiền của đại lý bỏ ra, nhưng khách thấy giá hiển thị thấp hơn giá niêm yết thì mọi đại lý khác cùng mã đều chịu ảnh hưởng. Dạng thứ hai là tự mở chương trình giảm sâu ngoài các đợt khuyến mãi chung của hệ thống. Dạng thứ ba tinh vi hơn: bán kèm, chẳng hạn mua một ký tặng thêm hai lạng cùng loại, thực chất là hạ giá mỗi ký xuống gần hai mươi phần trăm.

Đổi lại nghĩa vụ giữ giá, đại lý được bảo hộ địa bàn theo phường, xã: hợp tác xã không mở thêm đại lý thứ hai trong cùng địa bàn khi đại lý hiện tại vẫn đạt sản lượng cam kết. Đây là lý do việc điều chỉnh giá luôn được thông báo cho toàn hệ thống cùng lúc, không ưu tiên ai trước.

Đọc một thông báo điều chỉnh giá: bốn thông tin cần nhìn

Thông báo điều chỉnh giá của hợp tác xã luôn có bốn phần cố định. Đại lý đọc đúng bốn phần này là đủ, không cần đọc lướt rồi gọi hỏi lại.

Thứ nhất là ngày hiệu lực. Đây là mốc duy nhất quyết định đơn nào tính giá cũ, đơn nào tính giá mới. Căn cứ là ngày hợp tác xã xác nhận đơn, không phải ngày đại lý nhận hàng. Thứ hai là danh sách mã bị điều chỉnh giá. Một đợt điều chỉnh giá hiếm khi chạm vào toàn bộ bảng giá; thường chỉ vài mã thuộc cùng một nhóm nguyên liệu. Mã không có tên trong danh sách thì giữ nguyên giá.

Thứ ba là mức thay đổi, ghi bằng số tiền tuyệt đối trên mỗi ký hoặc mỗi quy cách, kèm phần trăm để dễ hình dung. Thứ tư là hướng dẫn xử lý hàng tồn: tăng giá thì nói rõ đơn đặt trước ngày nào còn được giữ giá cũ, giảm giá thì nói rõ cơ chế bù chênh áp dụng ra sao. Thiếu một trong bốn phần này thì đó chưa phải thông báo điều chỉnh giá chính thức, đại lý nên hỏi lại phòng kinh doanh trước khi làm theo.

Nhịp điều chỉnh giá trong năm: đại lý nên chuẩn bị lúc nào

Nhìn lại vài năm gần đây, các đợt điều chỉnh giá của hợp tác xã rơi vào những khoảng khá đều. Biết trước nhịp này giúp đại lý chủ động dòng tiền thay vì bị động chạy theo thông báo.

Khoảng thứ nhất là cuối tháng Hai đầu tháng Ba, khi vụ xuân bắt đầu và giá búp tươi đắt nhất năm. Các mã trà cao cấp làm từ búp chọn thường chịu điều chỉnh giá ở đợt này. Khoảng thứ hai là tháng Năm đến tháng Sáu, khi vụ hè vào chính, sản lượng dồi dào và một số mã phổ thông được kéo giá xuống. Khoảng thứ ba là tháng Mười một, khi nhu cầu quà Tết bắt đầu và chi phí hộp, túi, in ấn đồng loạt tăng; đợt điều chỉnh giá này thường chỉ chạm vào các mã đóng hộp quà, không chạm vào trà rời.

Từ nhịp đó, một đại lý bán ổn định nên để dành phần vốn nhập bù vào hai thời điểm: nửa cuối tháng Hai và nửa cuối tháng Mười. Đây là lúc xác suất nhận thông báo điều chỉnh giá tăng cao nhất, và cũng là lúc nhập trước còn kịp. Ngược lại, khoảng tháng Năm không nên ôm hàng nhiều, vì nếu có điều chỉnh giá thì nhiều khả năng theo hướng giảm, ôm nhiều chỉ làm phần bù chênh phải đi xin lại.

Giải thích với khách khi vừa có đợt điều chỉnh giá

Phần khó nhất của việc điều chỉnh giá không nằm ở kho mà nằm ở câu nói với khách. Kinh nghiệm từ các đại lý làm lâu năm gói lại trong ba nguyên tắc.

Nguyên tắc thứ nhất là nói trước, đừng để khách tự phát hiện. Một tin nhắn ngắn gửi nhóm khách quen trước ngày hiệu lực vài hôm, nói rõ mã nào đổi giá và đổi bao nhiêu, có sức thuyết phục hơn mọi lời giải thích sau đó. Nguyên tắc thứ hai là nói lý do bằng ngôn ngữ của nông sản chứ không bằng ngôn ngữ kế toán. Khách hiểu ngay câu vụ xuân búp ít nên giá búp tươi lên; khách không hiểu câu điều chỉnh giá theo biến động chi phí đầu vào.

Nguyên tắc thứ ba là đừng hứa đây là lần điều chỉnh giá cuối cùng. Trà là nông sản, năm sau thời tiết khác thì giá khác. Hứa chắc rồi năm sau lại điều chỉnh giá là tự làm mất uy tín. Thay vào đó nên nói rõ cơ chế: hợp tác xã báo trước một tháng, và khi giá xuống thì đại lý cũng hạ theo đúng ngày, không giữ giá cao ăn chênh. Chính việc hạ giá đúng hẹn ở những đợt điều chỉnh giá giảm là thứ khiến khách tin khi có đợt tăng.

Khách lẻ muốn xem quy cách và giá niêm yết hiện hành của từng mã: danh mục trà Thái Nguyên trên Thuận Trà Thái Nguyên, hoặc bản tiếng Anh tại travina.com.vn.

Câu hỏi thường gặp

TRAVINA báo trước bao lâu khi đổi giá?

Ít nhất một tháng trước ngày áp dụng, cho mọi lần tăng hoặc giảm giá.

Hàng tôi đang tồn thì sao khi giá tăng?

Hàng tồn được bán theo giá niêm yết mới từ ngày áp dụng.

Khi giảm giá, hàng nào được bù chênh?

Hàng dòng đó anh chị nhập trong 30 ngày trước ngày áp dụng, căn cứ phiếu xuất kho gốc. Giảm giá chỉ áp dụng vào đầu quý.

Đại lý có được bán thấp hơn giá niêm yết không?

Không. Toàn hệ thống bán đúng giá niêm yết, không thấp hơn và không cao hơn. Voucher do sàn tự tài trợ không tính là bán dưới giá.